Wie importiere ich ganze Ordnerhierarchien in das timeSensor LEGAL 365 DMS?
Allgemeines
Ab Build 250223 steht Ihnen das Feature zur automatischen Unterstützung des Importes von Ordnern zur Verfügung. Um das Feature nutzen zu können benötigen Sie das Add-In C00 Grundbaustein DMS
Hintergrund
Um grössere Ordnerstrukturen in timeSensor LEGAL 365 einfach importieren zu können, unterstützt timeSensor LEGAL 365 die automatische Anlage von Archiveinteilung und Tags beim Import in das DMS. Dabei gibt es verschiedene Optionen des Importes.
Vorgehen
Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die Filtrierung des Datums auf alle steht um einsehen zu können, ob sich bereits Dokumente im Archiv bzw. Archivbereich des Mandates befinden. Ziehen Sie dann den Ordner von Ihrem lokalen System (z.B. von Desktop / Schreibtisch Ihres Computers) in das timeSensor LEGAL 365 Archiv.
Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in welchem timeSensor LEGAL 365 Sie fragen wird, wie Sie die Ordner importieren möchten. Wählen Sie hier das gewünschte Zielmandat und klicken Sie auf die gewünschte Importoption.
- Die Auswahl Ordnernamen als Archiveinteilung übernehmen, übernimmt sämtliche Ordnernamen als Archiveinteilung. Diese Option ist sinnvoll, wenn Ihr Ordnerverzeichnis nicht mehr als drei bis vier Ebenen hat.
- Bei Auswahl der Option nur bis Ordnertiefe [...] erfolgt die Konvertierung der Ordnernamen zu Tags erst ab der dort angegebenen Ebene (ein visuelles Beispiel finden Sie im Video).
- Die Option Ordner ignorieren bedeutet dabei, dass nur die in den Ordnern enthaltenen Dokumente in das DMS übernommen werden. Dabei erfolgt die gewohnte Abfrage in welches Mandat, sowie in welchen Archivbereich die Dokumente importiert werden sollen.
- Die Option Ordner als eine Zip-Datei importieren, komprimiert den bzw. die ausgewählten Ordner und importiert diese daraufhin in das timeSensor LEGAL 365 DMS. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie die importierten Dokumente nur zur Datenhaltung importieren möchten und dabei den genutzten Speicherplatz minimieren möchten.
Das beigefügte Video stellt den gesamten Prozess anhand eines Beispiels dar
Hinweis: Enthält ein Mandat bereits Dokumente, oder haben Sie bereits einen Importversuch im entsprechenden Mandat vorgenommen, so ändert sich die Archiveinteilung. Können Sie in Folge dessen keinen weiteren Import vornehmen, muss die Archiveinteilung zurück auf Standard gesetzt werden. Navigieren Sie dazu im Mandat (nicht im Dossier) in den Reiter Zusatz und wählen Sie die Standardarchiveinteilung. Nun kann der Vorgang wiederholt werden.
Anwendung
Nun wurden alle von Ihnen hinzugefügten Ordner in timeSensor LEGAL 365 importiert. Wichtig ist, dass die Filter am linken Rand des Archivbereiches korrekt genutzt werden. Selektieren Sie hier den Datumsbereich, nach welchem die Anzeige erfolgen soll.