Wie verbuche ich eine Zahlung?

Wie verbuche ich eine Zahlung?

Grundlegendes

Alle Informationen die die Rechnungsstellung betreffen, finden Sie am schnellsten im Bereich Finanzen/Mandate. Falls Sie den Button "Finanzen" nicht sehen in Ihrer GUI, dann haben Sie nicht die entsprechenden Zugriffsrechte. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator, damit dieser Ihnen den Zugriff erteilen kann. tSL hat keine Verbindung zu Ihrer Bank und kann somit nicht wissen, wann Zahlungen eingehen. Sie müssen diese in jedem Fall immer manuell in timeSensor LEGAL verbuchen. 

Zahlungen manuell verbuchen pro Rechnung

Wenn Sie einen Zahlungseingang auf Ihrem Bankkonto feststellen, dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die dazugehörige Rechnung in timeSensor LEGAL zu finden. Am effizientesten machen Sie das über die Liste der offenen Rechnungen. Navigieren Sie in den Bereich Finanzen/Mandate/Debitoren und öffnen Sie die Liste der "offenen Rechnungen". 


Suchen Sie nun mit Hilfe des Suchfeldes nach der entsprechenden Rechnung, in welcher Sie einen Zahlungseingang verbuchen möchten. Wie auch in den anderen Listen in tSL, können Sie das Suchfeld entsprechend der Information nach der Sie suchen, anpassen. Die Liste lässt sich auch Ihren Wünschen anpassen mit einem Rechtsklick auf einen der Spaltenheader. 
In unserem Beispiel haben wir von der Bank die Information der Rechnungsnummer geliefert bekommen. Wir setzen das Suchfeld also auf "ID" und geben die entsprechende Rechnungsnummer ein.

Mit einem Doppelklick können wir den Rechnungsdatensatz öffnen, um die Zahlung zu verbuchen. Im Fussteil jeder Rechnung finden Sie den Bereich "Rechnungsausgleich". Hier müssen wir nun die korrekten Zahlungsinformationen hinterlegen.

Unter "Ausgleich durch:" können Sie das Einzahlungskonto auswählen. Hier wird automatisch das Standardeinzahlungkonto vorgeschlagen. tSL schlägt Ihnen automatisch den Text "Zahlung", das aktuelle Datum und den Gesamtbetrag zur Verbuchung vor. Diese Parameter können Sie anpassen, sodass Sie die Zahlung richtig verbuchen können. Falls nicht die Gesamtsumme überwiesen wurde, können Sie den Betrag auch anpassen. Die Rechnung gilt solange als offen, bis der Gesamtbetrag verbucht wurde. 
Wenn Sie die Buchungsdetails angepasst haben, klicken Sie unten rechts auf "Verbuchen". tSL wird die Zahlung nun entsprechend der gemachten Angaben in die Buchhaltung überführen und die Rechnung als "Ausgeglichen" markieren. Durch das Verbuchen der Zahlung geht der Datensatz automatisch von der Liste der "offenen Rechnungen" in die Liste der "Ausgeglichenen Rechnungen". Im Dossier sehen Sie ausserdem ein rotes Häkchen hinter dem Rechnungsdatensatz, dies bedeutet, dass die Rechnung vollständig bezahlt wurde.

Bitte beachten Sie, dass eine bezahlte Rechnung nicht mehr verändert werden kann.

Mehrere Zahlungen verbuchen

Falls mehrere Zahlungen am gleichen Datum und auf das gleiche Bankkonto eingegangen sind, müssen Sie diese nicht einzeln verbuchen, sondern können die Funktion "Schnellausgleich" verwenden. Diese Funktion können Sie nur verwenden, wenn die Rechnungen vollständig ausgeglichen wurden. Teilzahlungen können mit dieser Funktion nicht hinterlegt werden.

Öffnen Sie wieder die Liste der offenen Rechnungen und wählen Sie die Rechnungen aus, in welchen Sie die Zahlung verbuchen möchten. Damit der Schnellausgleich funktioniert, müssen mindestens zwei Datensätze ausgewählt sein. Sie können mehrere Datensätze mit cmd+Klick (macOS) oder ctrl+Klick (Windows) auswählen.
Klicken Sie nun auf das Icon zum Schnellausgleich:


Ein weiterer Dialog erscheint in welchem Sie nun das Verbuchungsdatum und das Einzahlungskonto auswählen können. Diese Einstellungen müssen für alle Zahlungen, die Sie hier tätigen gleich sein.

Klicken Sie auf "Ok", damit die Zahlungen verbucht werden. Die vorher ausgewählten Rechnungen werden nun automatisch als "bezahlt" markiert und die Datensätze wandern in die Liste der "Ausgeglichenen Rechnungen".

Zahlungen verbuchen über Camt  (Schweiz und Liechtenstein)

Falls Ihre Mandanten die Rechnungen mit beiliegendem QR-Code bezahlt haben, bekommen Sie von Ihrer Bank eine Datei, die Sie in tSL verbuchen können. Hierbei handelt es sich meistens um eine XML-Datei (Datenformat hängt von Ihrer Bank ab). 

Laden Sie das Zahlungsfile von Ihrem Bankenportal herunter und legen Sie dieses auf Ihren Desktop. Navigieren Sie in tSL in den Bereich Finanzen/Camt. Ein neues Fenster mit dem Namen "Zahlungsfiles" öffnet sich.


Ziehen Sie nun das Zahlungsfile Ihrer Bank in dieses Fenster per Drag&Drop.

tSL liest nun die Zahlungen im File aus und legt die Datei auf Ihrem Desktop in den Ordner "Verbucht". Im Fenster "Zahlungsfiles" finden Sie einen neuen Datensatz welcher Ihnen zeigt, welches File verbucht wurde und was dieses enthält.

Mit einem Doppelklick auf den Datensatz können Sie einsehen, welche Rechnungen verbucht wurden und ob es Fehler bei der Verbuchung aufgetaucht sind.


Falls es bei einer Verbuchung Fehler gegeben hat, finden Sie diese im Reiter "Fehler". Diese müssen händisch behoben werden. Zu Fehlern kann es kommen, wenn ein Mandant mehrmals die gleiche Zahlung ausführt oder wenn Sie das gleiche Zahlungsfile mehrmals importieren.
Falls es solche Fehler gibt, weist Sie tSL mit einer Warnung darauf hin:


In unserem Beispiel wurde das Zahlungsfile mehrmals eingelesen. Da die enthaltenen Rechnungen bereits als "ausgeglichen" markiert wurden, wird die Zahlung nun auf das hinterlegte Durchlaufkonto verbucht. 


Wenn Sie alle im File enthaltenen Zahlungen löschen möchten (weil Sie aus Versehen zwei mal das gleiche File importiert haben), können Sie den Datensatz einfach löschen und die dazugehörigen Buchungen werden auch gelöscht:




Bitte löschen Sie Zahlungfile nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie alle enthaltenen Buchungen löschen möchten.


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