Wie erstelle ich eine Vorschussrechnung?
Grundlegendes
In der Praxis kommt es vor, dass Sie eine Akotozahlung verlangen, bevor Sie ein Mandat bearbeiten. timeSensor LEGAL hat dazu die passende Funktion, mit welcher Sie Vorschussrechnungen erstellen können, welche Sie dann an Endrechnungen abziehen können.
Bevor Sie eine Vorschussrechnung erstellen, sollten Sie die finanzspezifischen Einstellungen des Mandates überprüfen und sicherstellen, dass diese korrekt sind.
Vorschussrechnung erstellen
Öffnen Sie das gewünschte Dossier auf dem Tab "Mandate". Versichern Sie sich, dass Sie im korrekten Mandat sind, falls Sie mehrere haben. Im linken Bereich finden Sie die Sektion "Rechnungen". Klicken Sie auf die drei blauen Punkte um die Rechnungsmöglichkeiten zu sehen.
Wir wählen "Vorschussrechnung". Ein neues Fenster öffnet sich, in welchem Sie die Parameter der Rechnung kontrollieren und ggf. ändern können.
In diesem Fenster sind nun ein paar Einstellungen zu überprüfen. Per Default wird immer der Mandant als Rechnungsempfänger angezeigt. Wenn die Vorschussrechnung an einen anderen Zahlungsempfänger geht, und dieser in den Mandatseinstellungen als solcher hinterlegt ist, erscheint dieser zur Auswahl.
Das Einzahlungskonto wird aus den Mandatseinstellungen gezogen. Falls Sie für die Vorschüsse ein anderes Einzahlungskonto verwenden, können Sie dieses hier noch ändern.
Auch die MWST.-Einstellungen werden aus den Mandatseinstellungen gezogen. Falls Sie eine Vorschussrechnung ohne MWST. erstellen wollen, setzten Sie den Radiobutton aus "Nein".
Das Leistungskürzel stellt sicher, dass die Leistung richtig verbucht wird und dass der korrekte MWST.-Satz berechnet wird. Achten Sie hier darauf, dass immer "vh" steht. Diese Einstellung wird von den vorherigen Vorschussrechnungen übernommen und sollte in der Regel immer stimmen. Es schadet aber nie, auch diese Einstellung zu überprüfen.
Der Leistungstext erscheint im Dossier und kann von Ihnen nach Belieben geändert werden. Da es bei einer Vorschussrechnung kein Detailblatt gibt, erscheint dieser Text in der Regel nicht auf der Rechnung, sondern nur im Dossier. Das gleiche gilt für die "Details".
Im Feld "Preis" hinterlegen Sie den Nettobetrag der Vorschussrechnung.
Klicken Sie auf "Erstellen" und schon haben Sie erfolgreich eine Vorschussrechnung erstellt. Im Dossier sehen Sie den Datensatz der Vorschussrechnung markiert mit "VR XX-XX DATUM".
Öffnen Sie den Rechnungsdatensatz mit einem Doppelklick und kontrollieren Sie die Inhalte der Vorschussrechnung (MWST-Betrag, Endbetrag des Vorschuss etc.).
Wenn alles passt, dann klicken Sie auf das Druckericon oben links um den Entwurf der Rechnung zu sehen.
Passt die Vorschussrechnung können Sie diese mit dem grossen Druckerbutton unten rechts finalisieren. Der Datensatz geht automatisch von den "ungedruckten Rechnungen" in die "offenen Rechnungen". Die Rechnungsnummer wird bei diesem Schritt fest vergeben.
Vorschussrechnung mit Barzahlung
Kommt eine Mandantin bei Ihnen in der Kanzlei vorbei und bezahlt den Vorschuss bar, dann können Sie dies auch mit wenigen Klicks in timeSensor LEGAL hinterlegen. Sie können auch so vorgehen, wenn der Vorschuss bereits bezahlt wurde und Sie nachträglich einen Rechnungsdatensatz für die Zahlung erstellen möchten. Der Vorteil an den Vorschussrechnungen ist, dass die Anrechnung an folgende Leistungsabrechnungen viel einfacher ist, wenn ein Datensatz zum Vorschuss besteht.
Gehen Sie vor wie oben beschrieben. Sobald das Fenster mit den Parametern der Vorschussrechnung erscheint, machen Sie folgende Anpassungen:
Ändern Sie das "Einzahlungskonto" zu "Kasse". Aktivieren Sie das Häkchen bei "Sofortzahlung". Zwei weitere Felder erscheinen: "Erhalten" und "Datum". Geben Sie dort den Bruttobetrag und das Zahlungsdatum ein. Der Nettopreis wird von tSL automatisch ausgerechnet.
Klicken Sie auf "Erstellen" um den Datensatz zu erstellen. Der Ausstand wird nun automatisch auf 0 gesetzt, da die Vorschussrechnung bereits eine Buchung beinhaltet die die Zahlung ausweist.
Vergessen Sie nicht, dass auch diese Vorschussrechnung archiviert werden muss. Sie müssen die Rechnung also mindestens als PDF archivieren, damit der Datensatz von den "ungedruckten Rechnungen" in die "ausgeglichenen Rechnungen" verschoben wird und die Rechnungsnummer fest vergeben wird.
Nettobetrag von timeSensor LEGAL ausrechnen lassen
Wie oben beschrieben, müssen Sie in tSL den Nettobetrag einer Vorschussrechnung eingeben, damit tSL die MWST selbstständig berechnen kann. Wie gehen Sie aber vor, wenn Sie mit der Mandantin einen Bruttobetrag vereinbart haben? Es ist nicht nötig, den Betrag manuell auszurechnen. Setzen Sie einfach das Häkchen bei "Sofortzahlung", geben Sie den Bruttobetrag bei "Erhalten" ein. tSL rechnet den Nettobetrag aus und setzen diesen in das entsprechende Feld.
Nehmen Sie das Häkchen bei "Sofortzahlung" wieder weg, damit keine Zahlungsbuchung gemacht wird und fertig! Der Nettobetrag bleibt bestehen und Sie können die Rechnung finalisieren.
Bezahlte Vorschussrechnung einer Rechnung anrechnen
Eine Vorschussrechnung muss den Status "ausgeglichen" haben, damit Sie dieses einer Endrechnung anrechnen können. Die Vorschussrechnung muss also gedruckt/archiviert und bezahlt sein. timeSensor LEGAL bietet zwei Möglichkeiten, um Vorschussrechnungen anzurechnen: Entweder automatisch nach Ausgleich oder manuell. Diese Einstellung ist in den Parametern zu finden und kann vom Administrator Ihrer Datenbank eingestellt werden.
Die automatische Anrechnung passiert zum Zeitpunkt der Erstellung einer Endrechnung. Bitte beachten Sie, dass Vorschussrechnungen immer mandatsspezifisch sind und nur in dem Mandat angerechnet werden können, in welchem sie erstellt wurden. Falls Sie einen Vorschuss einem anderen Mandat des gleichen Mandanten anrechnen möchten, finden Sie die Anleitung dazu hier.
Falls Sie sich für eine manuelle Anrechnung der Vorschussrechnungen entschieden haben, gehen Sie wie folgt vor:
Im Datensatz der Endrechnung sehen Sie im Footer einen Hinweis auf allfällige Vorschüsse. Diese Teilzahlungen können von Vorschuss- oder Teilrechnungen stammen.
Die verfügbare Vorschussrechnung können Sie auswählen im Bereich "Rechnungsausgleich". Klicken Sie auf das Dropdown Menu "Ausgleich durch:" und wählen Sie die Vorschussrechnung aus, welche Sie anrechnen möchten.
Klicken Sie auf "Verbuchen" um die Vorschusszahlung anzurechnen.
Sie können die Rechnung nun drucken und an Ihren Mandanten schicken.
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