timeSensor LEDES Schnittstelle

Wie verwende ich die LEDES Schnittstelle in timeSensor LEGAL?

Allgemeines

Der LEDES (Legal Electronic Data Exchange) Standard ist ein Satz von Dateiformat-Spezifikationen, die die elektronische Datenübertragung in der Rechtsbranche erleichtern sollen. Die LEDES-Spezifikationen werden vom LEDES Oversight Committee (LOC) gepflegt, das von der Law Firm and Law Department Services Group innerhalb von PricewaterhouseCoopers gegründet wurde. Zu den Mitgliedern des Komitees gehören Anwaltskanzleien, Rechtsabteilungen von Unternehmen, Universitäten und Software-Anbieter.

Mit dem LEDES Modul unterstützt timeSensor LEGAL den LEDES Standard 98bi. Dieses Format wurde zur internationalen Anwendung entwickelt und ist heute das am häufigsten verwendete Format. Bevor Sie das Modul in Betrieb nehmen, müssen Sie zunächst Ihre Daten in timeSensor LEGAL vorbereiten.

Leistungen

In einem ersten Schritt gilt es, die in timeSensor LEGAL erfassten Leistungen mit einem passenden LEDES Code auszustatten. Eine Leistung kann entweder eine Honorarleistung oder eine Auslage sein. Hier gibt LEDES eine detaillierte Codierung vor:
  1. Die Tabelle mit den Codes für Honorarleistungen (Activities) finden Sie hier
  2. Die Tabelle mit den Codes für Auslagen (Expenses) finden Sie hier
Vielleicht sind die von Ihnen bereits in timeSensor LEGAL erfassten Leistungscodes für LEDES zu grob und Sie müssen möglicherweise zusätzliche Leistungen in timeSensor LEGAL anlegen. Wichtig ist, dass bei allen Leistungen, welche Sie für LEDES verwenden möchten, ein LEDES Code eingetragen ist. Der LEDES Code beginnt entweder mit einem "A" für eine Honorarleistung (Activity) oder einem "X" für eine Auslage (Expense). Bei den Honorarleistungen ist, neben dem Aktivitätscode, eventuell auch noch ein Task Code einzutragen.


Benutzer

Ein weiteres Merkmal von LEDES ist der Umstand, dass für jeden Leistungserbringer ein klar definierter Code übermittelt werden muss. Es genügt also nicht zu wissen, dass eine Leistung durch Michael Muster erbracht wurde, sondern auch der entsprechende "Timekeeper" Code muss übermittelt werden. Solche Codes können sein "PARTNR" für einen Partner oder "ASSOC" für einen Associate.
  1. Die Tabelle mit den Codes für die Leistungserbringer finden Sie hier
Tragen Sie aufgrund dieser Tabelle bei allen Leistungserbringern, welche auf LEDES Mandaten arbeiten werden, den entsprechenden Code ein. Sie finden ein passendes Feld in der Benutzerverwaltung von timeSensor LEGAL, auf der Seite Einstellungen.


Mandate

Wenn Sie im Rahmen eines Mandates Ihre Rechnung per LEDES übermitteln möchten, so müssen Sie beim betreffenden Mandat die folgenden Informationen hinterlegen. Die entsprechenden Felder finden Sie im "LEDES" Tab bei den Mandatseinstellungen:

  1. Client Matter ID
    Dies ist eines der wichtigsten Felder: hier tragen Sie die Mandatsnummer ein, welche Ihr Mandant Ihnen mitteilt. Dadurch können die fakturierten Leistungen im System des Mandanten zugeordnet werden.
  2. Client Matter Name
    Dieses Feld ist optional. Falls Sie es ausfüllen, wird diese Bezeichnung als Mandatsbezeichnung übermittelt. Andernfalls wird die normale Mandatsbezeichnung von timeSensor LEGAL übermittelt
  3. PO Number
    Auch dies ist ein optionales Feld und muss nur ausgefüllt werden, wenn Ihr Mandant dies wünscht.

Weitere Einstellungen

Im erzeugten LEDES Dokument sind weitere Informationen enthalten, welche sich timeSensor LEGAL aus verschiedenen Orten im Programm zieht:
  1. Law Firm ID
    Diese eindeutige Nummer bezeichnet Ihre Kanzlei. Per Konvention wird hier die Steuernummer der Kanzlei verwendet. Es handelt sich um die MWST Nummer, welche im Bereich Einstellungen unter Admin/Spezial zu finden ist. Um grösstmögliche Kompatibilität mit verschiedenen LEDES Plattformen zu gewährleisten, übergibt timeSensor LEGAL nur den numerischen Teil der Steuernummer. Lautet Ihre MWST Nummer also z.B. DE12345678, so übergibt timeSensor LEGAL in diesem Feld 12345678. 
  2. Law Firm Name, Address 1, Address 2, City, State, Postcode, Country
    Die Adressangaben der Kanzlei werden aus den Parameter übernommen:
  3. Client Name, Address 1, Address 2, City, State, Postcode, Country
    Die Adressangaben des Mandanten werden aus dem Stammblatt übernommen. Beachten Sie, dass das Feld "Zusatz" nicht übermittelt werden kann, da bei LEDES ein entsprechendes Feld fehlt.
  4. Client Tax ID
    Die Steuernummer des Mandanten wird ebenfalls aus dem betreffenden Feld im Stammblatt übernommen:


Vorlagen

Wenn Sie die Datenbank vorbereitet haben, indem Sie die notwendigen Codes und Informationen erfasst haben, fehlt nun noch eine passende Vorlage. Sie können eine neue Vorlage erstellen, oder den LEDES Teil als weiteres Folgedokument zu einer bestehenden Rechnungsvorlage anfügen, wie nachfolgend gezeigt:

Legen Sie hierzu ein leeres 4D Write Pro Dokument an und fügen Sie einen INV_INSERT Ausdruck ein. Das erste Argument gibt das gewünschte LEDES Format an und das zweite den gewünschten Rechnungstext:

 


Da Sie das LEDES Dokument nicht drucken möchten, sollten Sie es in eine TEXT Datei konvertieren lassen. Klicken Sie hierzu auf Ausgabeoptionen und stellen Sie in den Erweiterten Einstellungen die 4D Write Pro Konvertierung auf .txt:


Rechnungsentwurf

Wenn Sie sich in timeSensor LEGAL eine Rechnung als Entwurf anzeigen lassen, so erscheint ein zusätzlicher Tab mit dem von Ihnen gewählten Namen (in unserem Beispiel also "LEDES"):



Klicken Sie auf den Tab und begutachten Sie das erzeugte Format. Achten Sie auch darauf, ob beim Generieren der LEDES Daten allenfalls Fehler aufgetreten sein könnten. Wird bei der Erstellung der Datei ein Fehler erkannt, so wird die Ausgabe abgebrochen und der Fehler wird angezeigt:



Wenn kein Fehler aufgetreten ist, wird das Dokument vollständig und ohne Fehlermeldung angezeigt:


Beim Archivieren wird das LEDES Dokument nicht zu einem PDF, sondern zu einer Textdatei, welche dem Archiv entnommen werden kann und per E-Mail weiter versandt oder auf die gewünschte Plattform hochgeladen werden kann. Alternativ können Sie die Rechnung natürlich auch direkt aus timeSensor LEGAL per E-Mail versenden, wobei die LEDES Datei der E-Mail ebenfalls als .txt Datei angehängt wird.

Rundung von Leistungszeiten

Nach dem Konventionen des LEDES Formats, werden Zeiten in 6 Minuten Einheiten abgerechnet (also immer 1/10 einer Stunde). Da in timeSensor LEGAL die Zeiten normalerweise minutengenau notiert werden, führt dies zu Abweichungen. Erfassen Sie in timeSensor LEGAL zum Beispiel 10 Minuten Arbeitszeit, so sind dies 0,1667 Stunden. LEDES verlangt in dieser Situation hingegen, dass 0,2 Stunden abgerechnet werden. Angenommen Ihr Stundensatz beträgt EUR 300,00, dann erhöht sich der Preis Ihrer Leistung von 50 auf 60 Euro. Glücklicherweise verfügt LEDES pro Leistung über ein Zu-/Abschlagsfeld. Die errechnete Differenz (in unserem Fall also -10 Euro) wird von timeSensor LEGAL in dieses Feld übergeben, so dass der Rechnungsbetrag am Schluss dann doch korrekt ist.

Weitere Rundungsdifferenzen

Das LEDES Format berechnet alle Brutto-, Netto- und Mehrwertsteuerbeträge auf der Ebene der einzelnen Leistungszeilen. Aus diesem Grund können kleinere Rundungsdifferenzen auftreten, da bei timeSensor LEGAL die Mehrwertsteuer auf Rechnungsebene berechnet wird. Die LEDES Spezifikationen führen hierzu aus, dass das empfangende System Rundungsfehler tolerieren soll:
The receiving application is encouraged to verify that INVOICE_TOTAL is equal to the sum of that Invoice’s LINE_ITEM_TOTALs, within a reasonable variance to account for rounding errors that may have been made when the sending application calculated the individual LINE_ITEM_TOTALs.

Zu- oder Abschläge

LEDES unterstützt auf Rechnungsebene keine Zu- oder Abschläge. Wenn in der timeSensor LEGAL Rechnung Zu- oder Abschläge vorhanden sind, wird ein Fehler ausgegeben.

Zahlungen

Per LEDES können keine Zahlungsdaten übermittelt werden. Wenn Sie in timeSensor LEGAL also Vorschuss- oder Teilzahlungen verbuchen, so werden diese Daten nicht in der LEDES Datei übermittelt.








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