Wie gestalten wir mit timeSensor LEGAL 365 den Fakturaprozess effizient?

Wie gestalten wir mit timeSensor LEGAL 365 den Fakturaprozess effizient?

Einleitung

Die Abrechnung der in einem Mandat erbrachten Leistungen ist eine wiederkehrende Aufgabe, die in vielen Kanzleien arbeitsteilig organisiert wird. Während die Assistenz die Faktura vorbereitet, unterstützt und schließlich versendet, obliegt den Mandatsführer:innen (nachfolgend MF) die Prüfung und Freigabe der erfassten Leistungen.

Die Arbeitsweise variiert jedoch von Kanzlei zu Kanzlei – und oft sogar innerhalb derselben Kanzlei: Manche MF bevorzugen eine klassische Übersichtsliste zur Durchsicht, andere bearbeiten ihre Leistungen direkt im Dossier und geben sie dort zur Fakturierung frei.

timeSensor LEGAL 365 bietet hier ein hohes Maß an Flexibilität und ermöglicht die Umsetzung unterschiedlichster Workflows. In diesem Artikel stellen wir zwei typische Vorgehensweisen vor:

  1. den klassischen Fakturaprozess
  2. den modernen Fakturaprozess

Beide Methoden lassen sich individuell anpassen und bei Bedarf kombinieren. So kann jede Kanzlei – oder sogar jede MF – den für sich passenden Weg wählen.

Der klassische Fakturaprozess eignet sich besonders für MF, die nicht direkt mit timeSensor LEGAL 365 arbeiten möchten. Die Assistenz erstellt dazu ein Excel-Dokument mit sämtlichen aufgelaufenen Leistungen und stellt es dem jeweiligen MF zur Verfügung. Der MF prüft und bearbeitet das Dokument direkt in Excel. Korrekturen werden nachvollziehbar eingetragen, sodass die Assistenz sie später im System umsetzen und die Rechnung versenden kann.

Vorteile:

  1. Keine Einarbeitung der MF in die Software notwendig
  2. Korrekturen direkt im bekannten Excel-Format möglich

Nachteile:

  1. Medienbruch: Die Assistenz muss sämtliche Änderungen manuell ins System übertragen
  2. Höherer Arbeitsaufwand auf Seiten der Assistenz

Beim modernen Fakturaprozess arbeiten die MF direkt in timeSensor LEGAL 365. Die Assistenz erstellt für jedes abzurechnende Mandat ein digitales Ticket mit einer Bearbeitungsfrist und einem direkten Link zum Dossier. Die MF bearbeiten die Tickets eigenständig, prüfen und korrigieren die Leistungen im Dossier und dokumentieren ihre Freigabe oder Hinweise im Chat-Bereich des Tickets.

Nach Ablauf der Bearbeitungsfrist überprüft die Assistenz die Rückmeldungen, setzt allfällige Instruktionen um und versendet die Rechnungen.

Vorteile:

  1. Direkte Arbeit im System ohne Medienbruch
  2. Klare Kommunikation über das Ticket-System
  3. Schnellere und effizientere Abwicklung möglich

Nachteile:

  • MF benötigen Grundkenntnisse in timeSensor LEGAL 365

Selbstverständlich lassen sich diese beiden Grundtypen flexibel kombinieren: Eine MF bevorzugt den klassischen Weg, eine andere arbeitet modern und eine dritte rechnet selbstständig direkt im System ab – ganz ohne Assistenz. Auch kleinere Kanzleien können den gesamten Fakturaprozess problemlos in Eigenregie durchführen.

timeSensor LEGAL 365 bietet die technischen Möglichkeiten – es liegt nun an der Kanzlei, den passenden Workflow zu definieren, zu dokumentieren und verbindlich umzusetzen.

Der klassische Fakturaprozess

Fakturavorschlag erstellen und dem MF zustellen

Der Fakturaprozess startet, indem die Assistenz einen Fakturavorschlag erstellt. Hierzu steht im Bereich Finanzen, Button Mandate, die Vorlage Fakturavorschlag Mandatsführer und Periode zur Verfügung. Wird diese Vorlage ausgeführt, so kann zunächst die Auswertungsperiode gewählt werden (standardmässig wird der Vormonat ausgewählt) und anschliessend der MF, für den die Ausgabe erfolgen soll:


Nun wird eine Tabelle erstellt. Diese zeigt alle Mandate des Mandatsführers an, sowie die entsprechenden Leistungen:



Die Tabelle zeigt folgende Informationen:
  1. Titel mit Anzeige des MF und der Periode
  2. Für jedes Mandat, welches in der fraglichen Periode Leistungen enthält, wird aufgeführt:
    1. Aktenzeichen, Mandatsnamen und Mandant
    2. In grüner Schrift: verfügbarer Vorschuss
    3. In roter Schrift: offene Rechnung(en) des Mandats
    4. Auflistung aller Leistungen
    5. Leistungen in kursiver Darstellung befinden sich noch auf dem Timesheet und wurden noch nicht übertragen
Info
Sollte die Vorlage Fakturavorschlag Mandatsführer und Periode bei Ihnen nicht in den Vorlagen sichtbar sein, so können Sie den Bericht bei Ihnen importieren, indem Sie das zu diesem FAQ Artikel angehängte Dokument herunterladen, entzippen und das resultierende Dokument (mit Endung .tst) per Drag & Drop in Ihre Vorlagen ziehen.



Mit dem Button unten rechts kann der Bericht entweder als PDF Dokument gespeichert werden, oder direkt als Excel Dokument gesichert oder als Email an den MF versandt werden.



Korrekturen einpflegen und Rechnung vorbereiten

Der MF überarbeitet das ihm zugestellte PDF oder Excel Dokument innert einer vereinbarten Zeitperiode und sendet es an die Assistenz zurück. Die Assistenz pflegt dann die Korrekturen in timeSensor LEGAL 365 ein und versendet die Rechnungen.

Der moderne Fakturaprozess

Mandate selektieren

Der moderne Fakturaprozess startet ebenfalls bei der Assistenz. Diese filtriert im Bereich Finanzen, Button Mandate die Mandate des gewünschten MF aus. Hierzu kann das Suchfeld verwendet werden, um den Mandatsführer zu filtrieren, das Filter Menu, um die Mandate mit aufgelaufenen Leistungen zu filtrieren und im Fussbereich steht noch ein ausklappbarer Bereich zur Verfügung, um auf Wunsch Mandate nach Zeitraum der Leistungserbringung noch weiter zu filtrieren (z.B. nur Mandate mit Leistungen im Vormonat).

Mandate grob prüfen und dem MF zustellen

Im nächsten Schritt prüft die Assistenz Mandat für Mandat:
  1. Doppelklick auf ein Mandat -> Dossier öffnet sich
  2. Ist die Adresse im Stammblatt noch aktuell?
  3. Sind die Mandatseinstellungen korrekt
  4. Bei Versand von Email Rechnungen: sind die Versandangaben hinterlegt?
    Die Versandangaben können in den Mandatseinstellungen im PostIt hinterlegt werden


  5. Versand des Dossiers über das Menu Werkzeuge, Als Ticket versenden
    Mit einem Ticket wird das gesamte Dossier (bzw. ein Link auf selbiges) mit entsprechender Frist dem MF zur Prüfung und Freigabe zugestellt. Tip: Verwenden Sie das Aktionsmenu, um einen standardisierten kurzen Text zu hinterlegen. Ein Suchkürzel, z.B. #07|25 erleichtert später das Zusammensuchen aller Tickets für den Fakturalauf von Juli 2025.


Prüfung, Korrektur und Freigabe durch den MF

Der Mandatsführer findet in seiner Eingangsbox nun für jedes zu bearbeitende Mandat ein Ticket. Eine Filtrierung nach dem verwendeten Suchkürzel, z.B. #07/25 erlaubt ihm, alle von ihm freizugebenden Mandate direkt anzuzeigen.
Mit einem Klick auf Datensatz öffnen gelangt der MF direkt in das Dossier, wobei das betreffende Mandat direkt ausgewählt ist. Hier stehen ihm leistungsfähige Befehle zur Verfügung, um die Leistungen zu bearbeiten:
  1. Leistungstext bearbeiten
  2. Anzahl der Stunden bearbeiten (kürzen/erweitern)
  3. Leistungen konsolidieren
  4. Titel einfügen und Leistungen logisch anordnen
  5. Leistungen nachberechnen
  6. Leistungen als non-billable oder anderweitig fakturiert deklarieren
  7. eine Proberechnung erstellen und wieder löschen
Hat der MF das Mandat überprüft, erteilt er im Chat Bereich sein OK (oder allenfalls weitere Instruktionen zu Handen der Assistenz) und wendet sich dem nächsten Ticket zu. Anschliessend setzt er den Empfänger des Tickets (Menu "An") auf die Assistenz, damit das Ticket aus seinem Ticket Eingang verschwindet und in den Ticket Eingang der Assistenz zurückkehrt.

Erstellung der Rechnung durch die Assistenz

Die Assistenz findet das vom MF freigegebene Ticket in ihrer Eingangbox. Per Klick auf Datensatz öffnen gelangt die Assistenz wiederum in das Dossier zum fraglichen Mandat. Hier kann die Rechnung nun mit einem Klick erstellt werden.



Rechnungsversand

Ob Sie nun mit dem klassischen Fakturaprozess oder dem modernen Fakturaprozess arbeiten, oder ob Sie einen angewandelten Workflow verwenden: letztlich wird der Rechnungsdatensatz erstellt und landet in der Liste der Ungedruckten Rechnungen (Bereich Finanzen, Button Debitoren). Von hier aus können Sie die Rechnung entweder klassisch drucken und per Post versenden, oder - was immer üblicher wird - direkt aus timeSensor LEGAL 365 heraus versenden.

Der Email Versand soll hier näher betrachtet werden: zunächst kommt uns zu Gute, dass die Rechnung beim Erstellen die Versandnotizen aus dem Mandat "erbt". Somit "weiss" die Rechnung, an welche Adresse sie versandt werden sollte. Wenn wir den Rechnungsdatensatz öffnen, so zeigt sich sofort das entsprechende PostIt:

Nun gibt es drei Möglichkeiten, wie die Rechnung per Email versandt werden kann:

Versand direkt aus der Liste der Ungedruckten Rechnungen

Sofern Ihr System richtig konfiguriert ist, können Sie direkt aus timeSensor LEGAL 365 heraus mit einer Versand Identität Ihrer Wahl die Rechnungen versenden. Selektieren Sie eine oder mehrere Rechnungen aus der Liste, klicken Sie auf den Ausgabebutton und wählen Sie im Drucken Button das kleine Pfeilchen und dort Mailen

Wählen Sie im Fensterchen Mailen die gewünschte Versand-Identität, z.B. Accounting, mit welcher Adresse die Email versandt werden soll. Wählen Sie anschliessend Senden & Archivieren. Nun werden alle Rechnungen versandt und nach erfolgreichem Versand als PDF im DMS archiviert.



Versand via Entwurfsfenster

In der Regel sendet man die Rechnungen nicht einfach los, sondern prüft sie noch ein letztes Mal. Hierzu erstellt man einen Entwurf, indem die Rechnung selektiert und der Ausgabebutton angeklickt wird. Im Entwurf-Button wird das kleine Pfeilchen angeklickt, um den Versand per Email vorzubereiten. Die ggf. in der Rechnung bereits hinterlegte Versandinformation (PostIt) wird dabei berücksichtigt und die entsprechende Versandadresse wird oben in der Liste angezeigt, gefolgt von weiteren möglichen Email Adressen aus dem Stammblatt des Empfängers.

Die Rechnung kann nun im Vorschaufenster nochmals überprüft werden und wir anschliessend durch den Button Mailen versandt.


Warning
WARNUNG: Wenn Sie Rechnungen aus der Software versenden, dann prüfen Sie stets, ob der Rechnungsversand tatsächlich erfolgt ist. Öffnen Sie hierzu nach dem Versand der Rechnungen das Postfenster. Im Ausgangsbereich des Postfensters sind die ausgehenden Rechnung für kurze Zeit sichtbar und verschwinden wieder, sobald sie erfolgreich versandt werden konnten. Werden Datensätze rot dargestellt, konnten diese Rechnungen nicht versandt werden. Überprüfen Sie in diesem Fall die Versandeinstellungen.





Versand mit dem eigenen Email Client

Wenn Ihnen der Versand direkt aus der Datenbank nicht geheuer ist, oder Sie den Direktversand nicht konfiguriert haben, dann können Sie auch Ihren eigenen Email Client (z.B. Outlook) hierzu verwenden. In diesem Fall wird die Rechnung erstellt und archiviert. Begeben Sie sich nun in das Dossier oder die Mandatsmappe des Mandanten, selektieren Sie die zuvor archivierte Rechnung und versenden Sie diese mit einem Rechtsklick (Senden mit Anlage -> Senden per Outlook). Die in der Rechnung hinterlegten Versandinformationen werden automatisch berücksichtigt.