Comment puis-je ouvrir un nouveau mandat ?

Comment puis-je ouvrir un nouveau mandat ?

Fondamentaux

Les paramètres du mandat sont enregistrés dans le dossier du client. Il n'a pas d'importance si le client a déjà des mandats ou non. Si vous avez plusieurs clients, vous devez choisir un dossier et connecter les co-clients comme tels (voir la section "Contacts liés"). Plus vous pouvez enregistrer d'informations dans les paramètres du mandat, plus il sera facile de tirer automatiquement ces informations dans les brouillons. Veillez donc à ce que les mandats soient complets et bien entretenus. La disponibilité des différentes options d'enregistrement dépend des modules que vous avez achetés.


Vue d'ensemble

Recherchez dans les contacts votre cliente pour laquelle vous souhaitez ajouter un nouveau mandat. Si elle n'existe pas encore, vous pouvez l'ajouter comme décrit ici donnée.

Naviguez dans le dossier client vers l'onglet "Mandats" et cliquez sur l'icône plus pour créer un nouveau mandat.



Nous pouvons maintenant commencer à enregistrer les paramètres pour le mandat. Chaque information que vous enregistrez ici peut ensuite être tirée dans un modèle 4D Write Pro. 


1.) Désignation du mandat

Donnez un nom au nouveau mandat. Cette information est affichée dans les champs de recherche sous "Désignation du mandat" et aussi dans les titres des chemises mandat. Évitez de saisir ici le nom du client, cette information est déjà enregistrée dans le dossier. 
Si vous avez choisi lors de la paramétrisation de base que le nom et le numéro de dossier doivent se trouver dans le même champ, timeSensor LEGAL remplit toujours automatiquement le numéro de dossier dans le champ de nom.

2.) Valeur litigieuse

Si vous connaissez déjà la valeur litigieuse, vous pouvez la saisir ici. Cela peut être fait plus tard si elle n'est pas encore connue. Pour les clients qui utilisent un tarif (par ex. RVG 2021) pour la facturation des mandats, la valeur litigieuse/valeur de l'objet est tirée de ce champ. S'il n'y a pas de valeur litigieuse enregistrée, vous serez interrogé lors de l'ajout de prestations RVG.

3.) Statut

Le statut des nouveaux mandats est automatiquement défini sur "Actif". L'explication des différents statuts est ici donnée. 

4.) Responsable, Exécutant et Acquisiteur

Ici, vous pouvez enregistrer trois collaborateurs de votre étude. Ce paramètre n'a toutefois aucune influence sur les autorisations d'accès des utilisateurs, mais aide à filtrer et analyser les mandats. Un responsable de mandat peut ainsi rechercher spécifiquement ses mandats. 
Cette information peut également être automatiquement tirée comme expéditeur des factures sur les documents. Ainsi, après la formule d'appel, le nom et le titre de la responsable du mandat peuvent toujours apparaître, quel que soit la personne qui a réellement créé la facture.
Si votre étude a activé le module "Répartition des produits basée sur des règles", vous devez enregistrer ici les collaborateurs correspondants qui doivent être pris en compte lors de la répartition des paiements entrants. Vous trouverez un article séparé sur le module "Répartition des produits basée sur des règles". ici. 

5.) Détails du mandat

Ceci est un champ de texte dans lequel vous pouvez enregistrer des informations sur le mandat sous forme de texte libre. 

6.) Concernant

Ce champ est automatiquement rempli au format "Client./. Adversaire" dès que vous connectez une partie adverse. Le logiciel vérifie si le champ a déjà été rempli manuellement avant de le remplir automatiquement. Si c'est le cas, le texte saisi manuellement ne est pas écrasé.

7.) Nos références

Ce numéro est automatiquement incrémenté selon les paramètres enregistrés lors de la paramétrisation de base. 

8.) Région

Ici, vous pouvez classer vos mandats dans différentes régions. Ce champ aide à analyser les mandats. Vous pouvez ainsi toujours voir combien de cas vous avez par région.

9.) Emplacement docum.

Si vous avez plusieurs sites, vous pouvez indiquer ici à quel site appartient un mandat. Si vous utilisez encore des dossiers papier, vous pouvez aussi indiquer ici où se trouve ce dossier papier.

10.) Contacts liés

Ici, vous pouvez connecter des contacts spécifiques au mandat tels que la partie adverse, l'avocate de la partie adverse, le tribunal, l'assurance protection juridique, etc. Notez qu'il s'agit de relations qui ne s'appliquent qu'à ce mandat. Ces contacts sont également affichés dans la chemise de mandat et sont disponibles comme destinataires de documents. Si vous souhaitez plus tard adresser une facture à un tiers, celui-ci doit être également enregistré comme contact lié.

Cliquez sur le petit plus pour ouvrir le sélecteur.



Dans le sélecteur, vous trouverez les mêmes catégories de contacts que dans la vue d'ensemble des contacts. Chaque contact que vous souhaitez connecter doit être préalablement enregistré comme dossier. Dans notre exemple, nous allons connecter la partie adverse, l'avocate de la partie adverse et l'assurance protection juridique. 
Pour connecter des contacts, faites glisser l'adresse souhaitée depuis le sélecteur et déposez-la dans le champ "Contacts liés" du mandat. Le logiciel vous demande alors de quel type de relation il s'agit. Dans cette boîte de dialogue, vous ne devez ajuster que la deuxième position (ici : "Partie adverse"), car la première s'ajuste automatiquement. Le logiciel est livré avec des relations standard, mais l'administrateur de votre installation peut en ajouter d'autres.


Si vous connaissez les numéros de dossier des relations, vous pouvez les enregistrer dans la colonne "Numéro de dossier". Ceux-ci peuvent ensuite être également tirés sur des modèles si vous le souhaitez. 





Infos supplémentaires

Le deuxième onglet "Infos supplémentaires" a des fonctions similaires à l'onglet "Infos supplémentaires" dans le dossier, mais les informations sont enregistrées spécifiquement pour le mandat. Ces informations peuvent être affichées et filtrées en colonne via Finances/Mandats.

1.) Classification

Ce paramètre détermine quelles zones sont sélectionnables dans l'archive des mandats. timeSensor LEGAL ne travaille pas avec des dossiers et sous-dossiers comme vous en avez l'habitude dans votre système d'exploitation, mais avec des registres ou zones. L'avantage est que vous ne pouvez plus perdre de documents dans des sous-dossiers et que vous gardez une vue d'ensemble. 
Avec ce paramètre, vous pouvez choisir le schéma (ici : Travaux généraux) qui correspond au type de votre mandat. Les schémas peuvent être adaptés et étendus à volonté par votre administrateur.


2.) Champs additionnels

Si un champ manque sur la première page "Vue d'ensemble", vous pouvez l'ajouter ici. Chaque champ que vous créez sous "Infos supplémentaires" apparaît dans chaque mandat. Il peut également être ajouté comme colonne dans les listes de mandats. 
Si vous avez les autorisations d'accès, vous pouvez ajouter un nouveau champ additionnel en cliquant sur les trois points bleus et en sélectionnant "Créer champ".

Une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez enregistrer les paramètres de ce champ. Dans notre exemple, nous enregistrons l'intervalle de facturation manuel dans lequel le mandat doit être facturé. Si vous utilisez une valeur par défaut, vous pouvez l'enregistrer sous "Défaut". Ainsi, cette valeur est insérée dans chaque mandat et ne doit être modifiée que si elle ne convient pas. Si vous souhaitez empêcher qu'un nouveau mandat soit enregistré sans cette information, cochez la case "Obligatoire". Ainsi, le nouveau mandat ne peut être enregistré que si une valeur est saisie.


Ces champs additionnels ne doivent être ajoutés qu'une seule fois et sont ensuite visibles dans chaque mandat.

Si vous souhaitez que seules des valeurs prédéfinies puissent être insérées dans le champ, enregistrez une liste de valeurs suggées dans le deuxième onglet "Liste".


Si seuls certains formats (par ex. uniquement des lettres) doivent être autorisés, vous pouvez enregistrer ce paramètre sous "Filtres & Format".


Cliquez sur "OK" pour enregistrer les entrées et le nouveau champ est prêt à l'emploi.

Facturation

Les paramètres de cet onglet doivent être soigneusement et complètement enregistrés, car ils influencent durablement la création des factures. 


1.) Liste des prix

La liste des prix détermine les différents tarifs horaires pour les prestations honoraires des collaborateurs. En fonction de la classe du collaborateur, les prix horaires correspondants sont automatiquement affichés dans le Timesheet du collaborateur. Les listes de prix disponibles sont enregistrées lors de la paramétrisation de base par votre administrateur et peuvent être modifiées et adaptées par celui-ci. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ici.

2.) Modèle de la facture

Le modèle de facture est adapté aux spécifications de l'étude lors de la livraison. Un modèle de facture est enregistré dans les paramètres par défaut et est automatiquement affiché dans chaque mandat. Si vous ouvrez un mandat pour lequel le modèle standard ne convient pas, vous pouvez en sélectionner un autre ici.

3.) Schéma de relance

Ce paramètre est également enregistré par défaut dans chaque mandat et ne doit être modifié que si le standard ne convient pas. Le schéma de relance détermine à partir de quelle date une facture est marquée comme relance. Les schémas de relance peuvent être créés et modifiés par votre administrateur.

4.) Compte de paiement

Ce paramètre est également tiré automatiquement des paramètres par défaut. Un compte est enregistré comme compte de paiement standard dans le plan comptable de votre étude et est visible dans chaque mandat. Vous ne devez modifier ce paramètre que si le compte de paiement standard ne convient pas. 

5.) Compte de produits

Un autre point qui est contrôlé par les standards enregistrés. Le compte de produits n'est modifié que si le standard ne convient pas. Veuillez modifier ces paramètres uniquement si vous avez des connaissances en comptabilité.

6.) Facturation automatique

timeSensor LEGAL peut prendre en charge la création des factures. Veuillez noter que les factures créées sont toujours marquées comme "Factures non imprimées" et que le logiciel ne finalisera jamais ces factures de manière autonome.
Comment configurer la facturation automatique, vous trouverez ici.

7.) Suppléments ou déductions

Ici, vous pouvez enregistrer des suppléments ou déductions en pourcentage qui seront appliqués à chaque facture. Si vous avez convenu avec votre client d'un forfait de dépenses de 5 % sur les honoraires, il doit être enregistré ici. 
Veuillez noter que vous devez toujours appliquer le supplément au groupe de prestations "HONORAR" afin que toutes les prestations honoraires soient incluses dans le calcul. Le champ "Désignation" apparaîtra sur la facture. Les suppléments et déductions doivent toujours être enregistrés dans la langue de correspondance du client.
Dans l'exemple ci-dessous, timeSensor LEGAL ajoutera un supplément de 5 % au montant des honoraires lors de la création de la facture. Ce supplément sera indiqué sur le document de facturation sous la mention "Frais forfaitaires : 5 % de 10'000 CHF".



8.) Options

Contrôlez ici la visibilité du mandat dans les Timesheets. Il peut être utile de rendre certains mandats, par exemple les dossiers honoraires, invisibles dans le Timesheet, car vous pouvez ainsi forcer les utilisateurs à enregistrer leurs prestations directement sur les sous-mandats. Comment créer de tels mandats, vous trouverez ici. 

Contrôlez également la facturabilité ou la non-facturabilité des prestations pour le mandat lors de l'enregistrement dans le Timesheet.



Cochez la case "Mandat exempt de TVA" si la TVA ne doit jamais être facturée sur les prestations.

Si vous avez réservé le module "Comptes créance", vous pouvez créer ici un compte créance pour le client. 

Si vous travaillez avec des tarifs, sélectionnez ici le tarif correspondant (par ex. RVG 2021) afin que le calculateur de frais soit affiché dans le mandat.


Contrôle

Cet onglet permet de surveiller soit un montant, soit une quantité de prestations. 


1.) Montant

"A vérifier :"... ici, vous pouvez définir un budget en fonction des prestations ou des groupes de prestations. En règle générale, un budget est enregistré pour le groupe de prestations HONORAR. Vous pouvez distinguer les prestations des groupes de prestations, car les groupes de prestations sont le plus souvent enregistrés en majuscules. 

2.) Quantité

Si vous ne souhaitez pas contrôler un montant mais une quantité d'heures, vous pouvez l'enregistrer ici. Vous avez à nouveau toutes les groupes de prestations et prestations à disposition. Ici aussi, vous choisissez le plus souvent le groupe de prestations. 
Si vous souhaitez faire contrôler les prestations du groupe HONORAR, l'unité doit être réglée sur "h", car les prestations honoraires sont toujours enregistrées en heures. De plus, vous pouvez faire contrôler les prestations de tous les collaborateurs ou seulement de certains.

3.) Signaler un dépassement de budget

timeSensor LEGAL peut vous informer de l'état du budget via un système de feux tricolores. Cette indication peut être affichée en colonne dans les formulaires de sortie spécifiques au mandat (par ex. Finances/Mandats). De plus, le symbole du feu tricolore est aussi affiché dans chaque chemise de mandat, de sorte que les professionnels sachent toujours combien de budget a déjà été consommé.
L'avertissement par ticket est déclenché} dès que le budget est dépassé.

Après avoir effectué tous les réglages, vous pouvez confirmer votre nouveau mandat en cliquant sur la coche bleue. Félicitations, vous venez de créer un nouveau mandat.