Dans l'éditeur, vous pouvez configurer votre signature en :

• nommer le profil de signature,
• définir la page et la position de la signature,
• ainsi que définir l'apparence (par exemple avec ou sans image et texte de signature).

L'aperçu à droite vous montre l'apparence finale de votre signature. Dès que vous êtes satisfait du résultat, confirmez les entrées avec « OK ».

Il est possible de créer plusieurs profils de signature pour un utilisateur. Sélectionnez le profil que vous souhaitez utiliser comme standard et cliquez sur le bouton « Définir comme standard ». Cela définit que ce profil sera utilisé par défaut pour votre utilisateur lors de la signature électronique.

Dans la partie inférieure du masque, vous pouvez également configurer les valeurs par défaut de vos signatures numériques.

Sélectionnez ici le nom, le prénom ainsi que le domaine juridique à utiliser. Pour le domaine juridique, une des options disponibles peut être définie comme standard.

Avec le bouton « Testsignatur », vous pouvez effectuer une opération de test.

Si vous souhaitez utiliser des signatures uniformes pour vos unités organisationnelles, vous pouvez créer un profil de signature de modèle et le mettre à disposition de manière centralisée à tous les utilisateurs. Cela réduit l'effort, car chaque utilisateur n'a pas besoin de créer sa propre signature, mais peut utiliser un modèle prédéfini.

Note : Vous avez besoin des droits d'administration pour cela. Si vous ne les avez pas, demandez à un administrateur de vous accorder les droits d'accès ou d'effectuer les ajustements nécessaires.

Naviguez dans la section « Préférences... – Paramètres – DMS ».

Configurez le modèle comme souhaité et enregistrez l'opération. Le modèle sera ensuite disponible avec la désignation de type « Système » pour tous les utilisateurs à l'importation.

Transférez le modèle pour votre utilisateur afin de l'utiliser. 

Veuillez noter que le PDF ne quitte à aucun moment votre base de données pendant l'opération de signature. 

Signer des documents PDF

Depuis la chemise de mandat

Depuis le dossier

Le masque de signature s'ouvre. Vous pouvez éventuellement apporter des ajustements à la signature insérée ici. Ajustez facilement la position et la taille de votre signature en la déplaçant par glisser-déposer ainsi qu'en l'agrandissant ou en la réduisant.

Par défaut, la signature insérée est celle dont vous avez défini le profil de signature comme standard pour votre utilisateur. Si vous souhaitez utiliser un autre profil de signature, sélectionnez-le simplement en haut à gauche.

Dès que vous êtes satisfait de la signature et qu'elle s'affiche comme souhaité dans l'aperçu à droite, confirmez l'opération avec le bouton « Signer ».

Confirmer l'opération de signature

Après avoir cliqué sur le bouton « Signer », l'opération de signature est lancée. 

Pour l'authentification de l'opération de signature, vous recevrez un code de confirmation sur votre appareil mobile enregistré. Confirmez la demande pour terminer l'opération de signature. 

Veuillez noter que chaque opération de signature entraîne des coûts. Assurez-vous donc au préalable que tous les paramètres de l'opération correspondent à vos exigences.

Travailler avec des documents signés électroniquement qualifiés

Dans le DMS timeSensor LEGAL 365

Les documents signés avec timeSensor LEGAL 365 sont marqués dans le système de gestion documentaire par une coche bleue.

De plus, dans les informations du document, vous pouvez consulter la mention de la signature ainsi que des informations supplémentaires (date et heure). Dans la partie inférieure des informations du document se trouvent les données de toutes les signatures électroniques qualifiées présentes dans le document.