Comment signer des documents PDF dans timeSensor LEGAL 365 avec eSignR digital ?

Comment signer des documents PDF dans timeSensor LEGAL 365 avec eSignR digital ?

Général

L'intégration de la solution eSignR permet une gestion efficace et conforme au droit des processus de signature électronique qualifiée directement dans timeSensor LEGAL 365. Les documents peuvent être créés, signés, envoyés et gérés de manière fluide. Tout cela dans un seul logiciel et strictement confidentiel, car le document ne quitte jamais le backend timeSensor. Cet article répond aux questions les plus fréquentes sur la configuration et l'utilisation de cette fonctionnalité. 

Préparation 

Identification QES

La norme de signature électronique qualifiée (QES) a la même validité juridique en Suisse et dans l'UE que la signature manuscrite. Avant qu'une personne puisse apposer une QES, elle doit obligatoirement passer par une vérification d'identité certifiée. Cette vérification garantit qu'une personne est bien celle qu'elle prétend être. Cela évite la création de fausses identités ou la fraude.

Lors de la procédure en présence, la personne à identifier se rend à un centre d'enregistrement et présente son document d'identité (carte d'identité, passeport, etc.) au personnel compétent. Le personnel vérifie visuellement si la photo correspond à la personne et si le document d'identité est authentique. Une copie du document d'identité est conservée au centre d'enregistrement avec des informations supplémentaires sur la personne.  Une procédure en ligne est également possible. Utilisez pour l'identification QES l'une des différentes possibilités d'identification QES de Swisscom.

Après une identification réussie, vous recevrez sur votre téléphone mobile l'application Mobile ID avec laquelle vous pourrez confirmer les signatures.

Licencier le module complémentaire timeSensor et enregistrer les utilisateurs

Le module complémentaire eSignR doit être licencié et activé avant utilisation. Il est possible de restreindre la licence et l'activation à des avocats et avocates souhaitant signer électroniquement. Utilisez le modèle Excel joint à cet article pour enregistrer ces utilisateurs et envoyez le modèle à votre gestionnaire de compte chez timeSensor. Celui-ci activera le module complémentaire et enregistrera vos utilisateurs. Vous recevrez ensuite votre fichier Excel avec un code d'accès confidentiel pour chaque utilisateur.

Saisie de vos données de connexion

Naviguez vers la section « Préférences... » - « Utilisateurs » et double-cliquez sur l'utilisateur dont vous souhaitez configurer la signature électronique.

Naviguez vers l'onglet eSignR et saisissez ici vos données de connexion conformément au fichier Excel, notamment l'adresse électronique et le code d'accès de l'utilisateur.

Cliquez ensuite sur « Test » pour tester la connexion. Si le test est réussi, un point vert apparaît en haut à gauche et les profils de signature standard sont chargés.


Créer votre profil de signature personnel.

Pour créer un profil de signature personnel, cliquez sur le bouton « Créer » pour ouvrir l'éditeur.

Dans l'éditeur, vous pouvez configurer votre signature en :

  • nommer le profil de signature,
  • définir la page et la position de la signature,
  • ainsi que définir l'apparence (par exemple avec ou sans image et texte de signature).

L'aperçu à droite vous montre l'apparence finale de votre signature. Dès que vous êtes satisfait du résultat, confirmez les entrées avec « OK ».


Info
Note : Pour des informations supplémentaires, cliquez sur le petit point d'interrogation en haut au centre de l'éditeur. 

Il est possible de créer plusieurs profils de signature pour un utilisateur. Sélectionnez le profil que vous souhaitez utiliser par défaut, puis cliquez sur le bouton « Définir par défaut ». Cela définit que ce profil sera utilisé par défaut pour votre utilisateur lors de la signature électronique.


Dans la partie inférieure du masque, vous pouvez configurer les valeurs par défaut de vos signatures numériques.

Sélectionnez ici le nom, le prénom ainsi que le domaine juridique à utiliser. Pour le domaine juridique, une des options disponibles peut être définie comme standard.


Avec le bouton « Testsignatur », vous pouvez effectuer un test, c'est-à-dire sélectionner un fichier PDF sur le disque dur.


Signatures modèles (réservé aux administrateurs)

Si vous souhaitez utiliser des signatures uniformes pour vos unités organisationnelles, vous pouvez créer un profil de signature modèle et le mettre à disposition de tous les utilisateurs de manière centralisée. Cela réduit les efforts, car chaque utilisateur n'a pas besoin de créer sa propre signature, mais peut utiliser un modèle prédéfini.

Notes
Note : Vous avez besoin des droits d'administration pour cela. Si vous ne les avez pas, demandez à un administrateur de vous accorder les droits d'accès ou d'effectuer les ajustements nécessaires.

Naviguez dans la section « Préférences... – Paramètres – DMS ».


Dans la partie inférieure du masque, vous pouvez définir sous 1 « Valeurs par défaut de la signature » les valeurs par défaut système pour l'ordre juridique (standard d'exigence). Pour créer un profil de signature modèle standard, sélectionnez sous 2 « Gérer le modèle » l'option correspondante pour ouvrir l'éditeur.

Configurez le modèle comme souhaité et enregistrez le processus. Le modèle sera ensuite disponible avec la désignation de type « Système » pour tous les utilisateurs en importation.

Adoptez le modèle pour votre utilisateur afin de l'utiliser. 

Processus de signature au quotidien 

Si la signature électronique est configurée pour votre utilisateur, vous pouvez démarrer le processus de signature électronique directement depuis le système de gestion documentaire timeSensor LEGAL 365.

Signer des documents PDF

Pour signer électroniquement un document PDF, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document PDF souhaité dans la zone d'archive de la chemise de mandat ou du dossier, puis sélectionnez « Signer électroniquement le document ».

Depuis la chemise de mandat


Depuis le dossier

Le masque de signature s'ouvre. Vous pouvez éventuellement apporter des ajustements à la signature insérée. Ajustez facilement la position et la taille de votre signature en la déplaçant par glisser-déposer ainsi qu'en l'agrandissant ou en la réduisant.

Par défaut, la signature insérée est celle dont vous avez défini le profil de signature comme standard pour votre utilisateur. Si vous souhaitez utiliser un autre profil de signature, sélectionnez-le simplement en haut à gauche.


Dès que vous êtes satisfait de la signature et qu'elle s'affiche comme souhaité dans l'aperçu à droite, confirmez le processus avec le bouton « Signer ».


Confirmation du processus de signature

Après avoir cliqué sur le bouton « Signer », le processus de signature est lancé. 

Pour authentifier le processus de signature, vous recevrez un code de confirmation sur l'application Mobile ID de votre smartphone. Confirmez la demande pour terminer le processus de signature. 



Warning
Veuillez noter que chaque processus de signature entraîne des coûts. Assurez-vous donc au préalable que tous les paramètres du processus correspondent à vos exigences. Chaque signature est facturée (à partir de juin 2026) à CHF 1.80 ou EUR 1,80.

Travailler avec des documents signés électroniquement qualifiés

Les documents signés avec timeSensor LEGAL 365 sont marqués dans le système de gestion documentaire par une coche bleue.


De plus, dans les informations du document, vous pouvez consulter l'indication de la signature ainsi que des informations supplémentaires (date et heure). Dans la partie inférieure des informations du document se trouvent les données de toutes les signatures électroniques qualifiées présentes dans le document. 



Veuillez noter que cela ne s'applique pas aux documents PDF signés électroniquement importés. timeSensor LEGAL 365 ne vérifie pas si un document contient une signature valide, mais affiche simplement une information si le document a été signé dans tSL.
Warning
Un document avec une signature QES ne doit pas être modifié par la suite. Veuillez noter à ce sujet l'avertissement concernant Apple Aperçu : https://support.timesensor.com/portal/de/kb/articles/umgang-mit-qualifizierten-elektronischen-signaturen-qes-in-apple-vorschau

Comment vérifier la validité d'une signature électronique qualifiée ?

Ne faites pas confiance aveuglément : nous vous recommandons de toujours vérifier les PDFs signés numériquement reçus pour confirmer qu'ils respectent les normes de la signature électronique qualifiée et sont donc juridiquement valides.
 
Pour les documents conformes au droit suisse, nous vous recommandons d'utiliser le validateur de signature de la Confédération suisse. Pour les documents selon le droit de l'UE, nous recommandons la vérification de signature de la société autrichienne Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH.

Pour les signatures QES selon le droit suisse (ZertES) : https://www.validator.admin.ch