Comment travailler avec les délais et les suivis ?

Comment travailler avec les délais et les suivis ?

Un autre outil dans timeSensor® LEGAL est la gestion des délais et suivis. Dans cet outil, vous pouvez saisir, gérer vos délais et suivis, les lier au mandat correspondant et recevoir un rappel de timeSensor.

Info
Pour timeSensor LEGAL 365, l'add-in B08. Délais & Suivis est utilisé. 
Pour la transmission des délais et suivis vers Microsoft 365, veuillez consulter les articles suivants :
Configuration de l'interface Exchange pour timeSensor LEGAL 365 (Nécessite l'add-in B08. Délais & Suivis)

Gestion des délais et suivis 

Vous les trouverez dans votre espace personnel sous le bouton Délais/Suivis.





Construction de la gestion des délais et suivis


1. Sélectionnez ici pour quel employé vous souhaitez voir les délais / suivis. 


2. Ici, vous pouvez voir quels employés sont inclus dans les délais / suivis. 

2.2. La colonne peut être affichée en tant qu'icône ou en tant qu'abréviation de personnes en charge.... Vous pouvez contrôler la variante que vous voyez (si aucun délai n'est sélectionné) via le menu d'action. 


3. Ici, vous pouvez changer la vue en une vue par jour, par mois ou par année. 


4. Les délais / suivis sont toujours affichés par mois. Ici, vous pouvez naviguer entre les différents mois ou sélectionner la vue annuelle.


5. Ici, vous pouvez contrôler si les délais et/ou suivis terminés sont affichés et si les délais/suivis terminés sont masqués. 


6. En cliquant sur l'icône d'imprimante, vous accédez à la vue d'ensemble des modèles disponibles. Vous pouvez y imprimer des listes des délais et suivis saisis ou les enregistrer au format PDF. 






Pour faciliter le travail avec les délais et les suivis, un menu contextuel apparaît lors d'un clic droit sur un délai sélectionné :

Le système de feux tricolores

Les délais sont représentés par un point, les suivis par un fanion.
Les délais et suivis sont marqués d'un Système de feux tricolores marqué. Cela signifie : 
  1. Tout ce qui est en rouge doit être fait de toute urgence.
  2. Le jaune doit être terminé bientôt
  3. Le vert indique qu'il reste encore quelques jours avant l'échéance.
  4. Les délais d'urgence sont également représentés par un point rouge. Ceux-ci ne peuvent pas être prolongés. 
  5. Les délais et suivis marqués d'une coche verte sont terminés. 
  6. Les délais et suivis marqués d'un petit point d'interrogation n'ont pas encore été vérifiés par un autre gestionnaire dans le cadre du principe des quatre yeux. 

Ajouter un délai ou un suivi

Avec les icônes plus et moins, vous pouvez créer et supprimer de nouveaux délais / suivis. 
Cliquez sur l'icône plus et choisissez si vous souhaitez créer un délai ou un suivi. 
Veuillez noter que l'outil de calcul des délais n'est disponible que pour les délais. 


Saisissez dans la partie supérieure toutes les informations pertinentes sur le délai - nom, date, objet. 

L'objet contient le mandat associé au délai / suivi ainsi que le client et peut être modifié avec le bouton d'action.






Plus bas, vous pouvez définir pour qui le délai / suivi est destiné. Cliquez simplement sur le nom correspondant. Vous pouvez également sélectionner plusieurs personnes. 


Via le bouton d'action, vous pouvez également effectuer une sélection de groupe. 


Via le symbole de flèche, vous pouvez également définir s'il s'agit d'un délai ou d'un délai légal. 

Un délai légal apparaît toujours avec un feu rouge et la date ne peut plus être modifiée. 



Détails / Historique

Dans la section Détails / Historique, vous pouvez enregistrer des commentaires sur le délai / suivi.


Utilisez ici le bouton d'action pour remplir le champ avec des valeurs proposées. 
Pour ajuster les propriétés du champ pour les valeurs proposées, sélectionnez via le bouton d'action « Modifier... », ajoutez les valeurs proposées souhaitées et confirmez avec ok. 


Catégories 

Optionnellement, vous pouvez classer vos délais et suivis en catégories. 



Vous pouvez définir vous-même ces catégories via le bouton « Modifier... ». Cliquez sur l'icône plus pour créer une nouvelle catégorie ou sur l'icône corbeille pour la supprimer. 



Dupliquer les suivis / suivis récurrents

Pour créer un délai ou un suivi récurrent, vous devez d'abord créer un délai ou un suivi unique. Ensuite, vous pouvez choisir l'option Dupliquer le délai dans le menu d'action. 

Vous obtenez le menu suivant : 


Effectuez ici les réglages souhaités pour le délai ou le suivi récurrent et enregistrez l'opération. 

Rappels

Avec le rappel, vous donnez à timeSensor® LEGAL la mission de vous rappeler le délai ou le suivi en conséquence. 

Cela peut être donné comme avertissement ou comme ticket (ou les deux). Sélectionnez ici à quel intervalle temporel par rapport au délai ou au suivi  le rappel doit être effectué. 


Outil de calcul des délais 

Vous pouvez également faire calculer le délai à l'aide de l'outil de calcul des délais intégré. Vous pouvez ouvrir l'outil de calcul des délais en cliquant sur le petit triangle en haut à droite. 


Saisissez la date de début et le nombre de jours. Vous y trouverez un menu d'action où vous pouvez trouver et sélectionner certains délais courants. 

Définissez le début, l'expiration et les options. 

Si vous êtes conscient que vous utilisez cet outil à vos propres risques, vous pouvez maintenant vous faire proposer le délai. 

Vérifiez le délai et enregistrez-le ensuite. 

Warning
 Vous devez toujours être conscient que timeSensor® LEGAL ne vous garantit pas l'exactitude du délai calculé et que celui-ci doit impérativement être contrôlé par vous. Vous êtes seul responsable du respect du délai. 

Frist prüfen 

Dès que vous avez saisi et enregistré un délai, il apparaît avec une couleur correspondante dans la fenêtre des délais. En plus de cette couleur, un point d'interrogation apparaît. 




Ce point d'interrogation signifie que le délai n'a pas encore été vérifié par une deuxième personne quant à son exactitude. 

Cela signifie qu'une deuxième personne de votre équipe doit ouvrir le délai que vous avez saisi, le vérifier, puis l'enregistrer comme vérifié. 




Si vous souhaitez vérifier vous-même le délai, vous recevrez ce message 



Frist bzw. Wiedervorlage erledigt 

Un double-clic sur un délai ou un suivi dans la vue d'ensemble l'ouvre. Vous pouvez ici cocher la case « terminé ». 


Ensuite, le délai apparaît avec une coche verte dans la fenêtre des délais, ce qui indique que le délai a été accompli. 






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