Comment travailler avec les délais et les relances ?

Un autre outil dans timeSensor® LEGAL est la gestion des délais et rappels. Dans cet outil, vous pouvez entrer, gérer, lier vos délais et rappels au mandat correspondant, et être notifié par timeSensor.

Gestion des délais et des relances

Vous trouverez cette fonctionnalité dans votre espace personnel sous le bouton Délais/Relances.

Structure de la gestion des délais et des relances

1. Sélectionnez ici pour quel employé vous souhaitez voir les délais/relances.

2. Vous pouvez voir ici quels employés sont impliqués dans les délais/relances.

3. Ici, vous pouvez filtrer par catégories (que vous pouvez créer vous-même).

4. Les délais/relances sont affichés par mois. Vous pouvez naviguer entre les mois ou sélectionner une vue annuelle.

5. Diverses listes sont disponibles ici si vous souhaitez imprimer des délais/relances.

6. Avec ce bouton d'action (symbole d'engrenage), vous pouvez ouvrir un dossier ou un mandat, ou dupliquer des délais et relances. Sélectionnez un délai ou une relance pour cela.

Pour faciliter l'utilisation des délais et relances, un clic droit sur un délai sélectionné ouvre le menu suivant :

Le système de feux tricolores

Les délais sont représentés par un point et les relances par un drapeau.
Les délais et relances sont marqués selon un système de feux tricolores :

1. Rouge : à traiter en urgence
   
2. Jaune : à traiter bientôt
   
3. Vert : encore quelques jours avant l'échéance
   
4. Les délais urgents sont également marqués d'un point rouge. Ils ne peuvent pas être prolongés.
   

Ajouter un délai ou une relance

Avec les icônes plus et moins, vous pouvez créer ou supprimer des délais/relances.
Cliquez sur l'icône plus et choisissez si vous souhaitez créer un délai ou une relance.

Entrez toutes les informations pertinentes pour le délai dans la partie supérieure - nom, date, objet.
L'objet contient le mandat et le client associés au délai/relance et peut être modifié avec le bouton d'action.

Plus bas, vous pouvez définir pour qui le délai/relance est destiné. Cliquez simplement sur le nom correspondant. Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes.

Utilisez le bouton d'action pour faire une sélection de groupe.

Avec l'icône de flèche, vous pouvez également définir s'il s'agit d'un délai ou d'un délai légal.
Un délai légal est toujours marqué d'un feu rouge et sa date ne peut plus être modifiée.

Détails / Historique

Dans la section Détails / Historique, vous pouvez ajouter des remarques au délai/relance

Utilisez le bouton d'action pour remplir le champ avec des valeurs suggérées.
Pour ajuster les propriétés du champ, sélectionnez "Modifier" via le bouton d'action, ajoutez les valeurs suggérées et validez.

Catégories

Vous pouvez, de manière optionnelle, classer vos délais et relances dans des catégories.

Ces catégories peuvent être définies via le bouton "Éditer". Cliquez sur l'icône plus pour ajouter une nouvelle catégorie ou sur l'icône de la corbeille pour la supprimer.

Rappels

Avec la fonction de rappel, vous donnez pour instruction à timeSensor® LEGAL de vous rappeler un délai ou une relance.

Cela peut se faire sous forme d'avertissement, de ticket ou les deux. Sélectionnez ici l'intervalle avant l'échéance pour recevoir un rappel.

Calculateur de délais

Vous pouvez également calculer un délai à l'aide du calculateur intégré. Ouvrez-le en cliquant sur le petit triangle en haut à droite.

Saisissez la date de l'événement et le nombre de jours. Vous trouverez un menu d'actions avec des délais standard que vous pouvez sélectionner.

Définissez le début, la fin et les options.

Si vous acceptez d'utiliser cet outil à vos risques et périls, vous pouvez générer un délai.

Vérifiez le délai et enregistrez-le.

 Notez que timeSensor® LEGAL ne garantit pas la précision des délais calculés, il est essentiel que vous les vérifiiez. Vous êtes seul responsable du respect du délai.

Vérification des délais

Une fois un délai saisi et enregistré, il apparaît dans la fenêtre des délais avec une couleur correspondante et un point d'interrogation.

Cela signifie qu'aucune seconde personne n'a encore vérifié le délai pour en garantir l'exactitude.

Une deuxième personne de votre équipe doit ouvrir, vérifier le délai et ensuite l'enregistrer comme vérifié.

Si vous choisissez de vérifier vous-même le délai, vous recevrez une notification.

Délai ou relance terminée

Un double-clic sur un délai ou une relance dans la vue d'ensemble l'ouvre. Vous pouvez alors cocher "terminé".

Le délai apparaîtra avec une coche verte dans la fenêtre des délais, indiquant qu'il est terminé.

• Related Articles

• Module Communicateur - Travailler avec des courriels

  Cet article a été traduit par une machine. Si vous trouvez des erreurs, nous vous serions reconnaissants de nous les signaler à l'adresse translation@timesensor.com Général Cet article décrit comment travailler avec les boîtes aux lettres ...

• Comment exporter des délais et/ou des rdv?

  La tâche de fond "Délais" exporte les données saisies au format iCal dans la fenêtre des "Délais" resp. "Calendrier". Un fichier sera émis, soit localement, soit sur un fichier FTP, soit sur un serveur webDAV pour chaque collaborateur. Dans la ...

• Comment exporter des délais et/ou des dates ?

  Cet article a été traduit par une machine. Si vous trouvez des erreurs, nous vous serions reconnaissants de nous les signaler à l'adresse translation@timesensor.com. La tâche de fond Délais exporte les données saisies dans la fenêtre Délais/WV ou ...

• Comment ajouter des délais standards?

  Les délais courants sont offerts dans le calculateur de délais, c'est-à-dire lors de la définition de nouveaux délais, dans le menu d'action correspondant. Elles facilitent l'émission d'un délai. Etablissement de délais courants Rendez-vous dans la ...

• Comment contrôler l'équilibre entre le temps et les vacances et établir des horaires de travail ?

  Cet article a été traduit par une machine. Si vous trouvez des erreurs, nous vous serions reconnaissants de nous les signaler à l'adresse translation@timesensor.com. Vous souhaitez contrôler les horaires de travail et les droits aux vacances de vos ...