En général

Il est naturel de vouloir enregistrer des emails dans le format natif de leur client de messagerie (ex: Apple Mail, Outlook, Thunderbird, etc.). Cela créé un fichier qui peut à nouveau être ouvert avec un double-clic depuis le client de messagerie. Malheureusement, il n'existe aucun standard commun pour les formats de ces fichiers. Divers programmes utilisent différents formats de fichier, et en voici quelques uns des plus importants:

• .eml - Email message file
• .msg - Saved email message
• .rpmsg - Microsoft Restricted Permission Message File
• .msf - Mozilla Thunderbird mail summary file
• .emix - Apple Mail mailbox message file
• .mbs - Opera mailbox file
• .wdseml - Mozilla Thunderbird mail message file
• .smd - Mail document or message file, usw.

Si vous archivez vos emails dans le format natif de votre client de messagerie, plusieurs questions se posent:

• est-ce que je travaille dans un réseau mixte où les utilisateurs travaillent avec différents clients de messagerie, ou même avec différents systèmes d'exploitation, et par la suite ne peuvent pas ouvrir les emails les uns des autres à cause de l'archivage en format natif?
• vais-je continuer à utiliser mon client de messagerie dans 5 ou 10 ans?
• vais-je encore pouvoir ouvrir les emails que j'enregistre aujourd'hui, dans 5 ou 10 ans?

La sauvegarde en format natif du fichier selon votre client de messagerie actuel parait de prime abord être une solution simple et attractive, mais cela peut poser problème lors de la collaboration avec d'autres utilisateurs et aussi à long terme en vue de l'utilisation à longue durée de ces fichiers. De plus, le format natif de vos emails n'est pas reconnu par l'indexation Spotlight sur le serveur de la base de données. Cela signifie que ces emails se seront pas comprises dans les recherches par texte intégral. 

Règlage d'emails en format natif

Si vous décidez de règler vos emails en format natif, vous pouvez faire cela par glisser-déposer ou en enregistrant dans un dossier pour glisser-déposer.

La manière directe d'exécuter le glisser-déposer depuis votre client email dans l'application timeSensor LEGAL ne fonctionne pas avec toutes les variantes. Pour que le glisser-déposer direct fonctionne, l'application émettrice (donc votre client de messagerie) doit exporter les fichiers dans le bon format directement après avoir glissé le document et transmettre le chemin d'accès à l'application réceptrice (donc timeSensor LEGAL). La possibilité d'exécuter cette démarche dépend de votre client de messagerie, du système d'exploitation et en partie aussi de la version de votre client. Sous Mac OSX Yosemite à date de la rédaction de cette entrée, les clients de messagerie Apple Mail et Outlook:Mac fonctionnent pour cette démarche.

Si le glisser-déposer direct ne fonctionne pas, vous pouvez déposer les emails à règler sur le bureau et ensuite les intégrer dans l'archive de timeSensor LEGAL depuis le bureau. Ceci fonctionne avec la majorité des clients de messagerie. Si cela ne devait pas fonctionner avec le client de messagerie que vous utilisez, il reste la possibilité de placer l'email dans le dossier à glisser-déposer, au moyen d'une commande comme "Enregistrer...", "Enregistrer sous..." ou une commande semblable afin de placer le document dans ce dossier.

Le fichier paramètré  (ex: .eml oder .msg) contient aussi les pièces jointes à l'email. Pour timeSensor LEGAL, il s'agit d'un seul et unique fichier, c'est-à-dire que timeSensor LEGAL ne peut pas reconnaître les différentes pièces jointes ni les affichez séparément. Afin de voir les pièces jointes, vous devez donc ouvrir le fichier email avec un double-clic.

Dans la figure ci-contre, vous voyez un email au format .eml avec une pièce jointe Word. La pièce jointe Word se trouve à l'intérieur du fichier email et n'est donc pas visible pour timeSensor LEGAL.

Enregistrer au format PDF

Le format PDF présente des avantages évidents en vue d'une collaboration avec d'autres utilisateurs et de l'archivage à long terme. En outre, les documents PDF sont évidemment indexés lors de leur enregistrement et sont donc disponibles lors d'une recherche en texte intégral.

Par conséquent, il serait idéal de convertir ce type d'emails en format PDF et de les archiver ainsi, avec toutes leurs pièces jointes. Bien sûr, on pourrait convertir des emails par l'impression en format PDF et les archiver de cette manière. Or, vu la quantité d'emails traités quotidiennement, cela correspondrait à un investissement de temps considérable.

C'est ici que l'interface de courrier électronique de timeSensor LEGAL entre en jeu: envoyez un email à la boîte aux lettres POP3 mise en place pour timeSensor LEGAL et laissez l'interface email de timeSensor LEGAL s'occuper du reste. L'interface charge régulièrement tous les emails nouvellement arrivés, convertit les emails  en fichiers PDF et les affiche avec les pièces jointes dans la boîte de réception. Si l'email peut être associé à un mandat, l'email sera de suite automatiquement archivé et apparaît en haut dans la chemise de mandat concernée.

L'interface email sépare d'éventuelles pièces jointes automatiquement des emails. Pendant que l'email est convertie en PDF, les pièces jointes demeurent dans leur format natif et sont affichées comme d'habitude dans timeSensor LEGAL comme pièces jointes.

Cependant, l'archivage en fichier PDF présente aussi des inconvénients: d'un point de vue forensique, les documents PDF archivés sont moins parlant que les fichiers emails natifs. Les documents PDF n'affichent pas toutes les données primaires contenues dans un email. L'en-tête de l'email contient des informations invisibles sur l'émetteur et le destinataire ainsi que des détails techniques de l'envoi. Ces informations ne sont pas visibles dans le PDF. Il est donc conseillé de laisser l'email d'origine sur le serveur email et de ne pas l'effacer après archivage. Ceci devrait de toute manière faire partie des standards de nos jours.

Le fait de convertir un email en document PDF et l'extraction de toutes les pièces jointes est un processus très complexe qui ne garantit pas une réussite à 100%. Il peut arriver que des nouveaux emails soient mal ou doublement codés et que par conséquent des caractères spéciaux soient mal indiqués (ceci reste un problème de nature plutôt esthétique mais est tout de même embêtant). Les emails arrivant peuvent être corrompus ou même contenir un code endommagé, ce qui pourrait entraîner une suspension de l'interface email et nécessiterait un redémarrage. Certains emails arrivant peuvent aussi tout simplement être trop grands pour les gérer avec succès. Dans ce cas, ils seront rejetés de la boîte de réception et un ticket avec un avis sera généré. En bref: l'interface email est pratique et fortement efficace, mais il y aura toujours des emails qui ne pourront pas être gérés ou pas parfaitement.

Bilan

Réfléchissez soigneusement au choix d'enregistrer des emails au format natif ou de les transformer en fichier PDF à travers de l'interface email. Outre les aspects mentionnés comme la collaboration et la disponibilité à long terme des documents, les aspects de practicité jouent aussi un rôle important. Les différents programmes d'emails diffèrent dans le confort quand il s'agit de fonctions comme le transfert ou l'enregistrement en format natif. Alors qu'Apple Mail par exemple est capable de transférer des emails de manière élégante et confortable, cette fonction n'est simplement pas présente chez Outlook:mac 2011 de Microsoft. C'est en tenant compte ces trois aspects, (collaboration, archivation à long terme et usabilité) que vous devriez prendre votre décision.

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