Wie erstelle ich einen neuen Wordentwurf?
Grundlegendes
timeSensor LEGAL verfügt über ein Makro, welches Sie in Ihre bestehenden Wordvorlagen einfügen können um diese dann in tSL zu verwenden. Beim Erstellen eines Entwurfs werden die Informationen aus dem gewünschten Mandat In diesem Artikel wird das Erstellen von Wordentwürfen behandelt, nicht das Erstellen von Vorlagen. Wenn Sie sich für die Erstellung von Wordvorlagen interessieren, finden Sie die Anleitung hier.
Die unten dargestellten Beispiele werden alle in der Mandatsmappe erstellt, die Arbeitsweise ist aber auch auf das Dossier übertragbar.
Wordentwurf erstellen unter macOS
Begeben Sie sich in die Mandatsmappe, in welcher Sie einen neuen Entwurf erstellen möchten und klicken Sie auf den Tab "Entwürfe". Klicken Sie auf das Plus-Icon unten links um die Vorlagensammlung aufzurufen.
Die Vorlagensammlung erscheint, aus welcher Sie die passende Vorlage mit einem Doppelklick selektieren können.
Sobald Sie eine Wordvorlage auswählen, werden verschiedene Schritte von der Software automatisch ausgeführt:
1.) Die Informationen der offenen Mandatsmappe werden exportiert (Fortschrittsbalken sichtbar)
2.) Word öffnet sich.
3.) Die Vorlage wird geöffnet, jedoch noch mit den Demodaten
4.) Der Entwurf schliesst sich automatisch
5.) In tSL erscheint der Speicherdialog
Bitte unterbrechen Sie diesen Vorgang nicht!
Sobald Sie den folgenden Speicherdialog sehen, können Sie die gewünschten Änderungen am Speichermodus des Dokuments machen. Wir empfehlen vor allem längere Dokumente als "Dokument, Vers.x.y" zu sichern, da tSL so bei jedem Sichern eine neue Version erstellt und die vorhergehenden Versionen auch speichert. So haben Sie die Möglichkeit auf eine ältere Version zurückzugreifen, falls nötig.
Klicken Sie auf "Speichern" um das Dokument mit den hinterlegten Parametern in der Datenbank zu speichern. Der neue Entwurf öffnet sich erneut und ist nun bereit um bearbeitet zu werden.
Wordentwurf erstellen unter Windows
Begeben Sie sich in die Mandatsmappe, in welcher Sie einen neuen Entwurf erstellen möchten und klicken Sie auf den Tab "Entwürfe". Klicken Sie auf das Plus-Icon unten links um die Vorlagensammlung aufzurufen.
Die Vorlagensammlung erscheint, aus welcher Sie die passende Vorlage mit einem Doppelklick selektieren können.
Sobald Sie eine Wordvorlage auswählen, werden verschiedene Schritte von der Software automatisch ausgeführt:
1.) Die Informationen der offenen Mandatsmappe werden exportiert (Fortschrittsbalken sichtbar)
2.) Word öffnet sich.
3.) Die Vorlage wird geöffnet, jedoch noch mit den Demodaten. Ein gelbes Banner erscheint, welches Sie auf die Makros hinweist. Klicken Sie hier auf "Inhalt aktivieren"
4.) Der Entwurf schliesst sich automatisch
5.) In tSL erscheint der Speicherdialog
Bitte unterbrechen Sie diesen Vorgang nicht!Sobald Sie den folgenden Speicherdialog sehen, können Sie die gewünschten Änderungen am Speichermodus des Dokuments machen. Wir empfehlen vor allem längere Dokumente als "Dokument, Vers.x.y" zu sichern, da tSL so bei jedem Sichern eine neue Version erstellt und die vorhergehenden Versionen auch speichert. So haben Sie die Möglichkeit auf eine ältere Version zurückzugreifen, falls nötig.
Klicken Sie auf "Speichern" um das Dokument mit den hinterlegten Parametern in der Datenbank zu speichern. Der neue Entwurf öffnet sich erneut und ist nun bereit um bearbeitet zu werden.
Entwurf in die Datenbank zurückspeichern
Sobald Ihr neuer Entwurf erstellt wurde arbeiten Sie wie gewohnt in Word und können alle dort enthaltenen Funktionen verwenden. Da Sie die Speicheroptionen bereits beim Erstellen des Entwurfs in tSL hinterlegt haben, müssen Sie dies nicht noch einmal in Word machen. timeSensor LEGAL hat den Entwurf lokal im Benutzerverzeichnis Ihres Computers gespeichert und kennt den Pfad.
Verwenden Sie NICHT "Speichern unter..." sonst nehmen Sie tSL den Pfad zu dem Entwurf weg!
Da das "automatische Speichern" in Word nicht funktioniert, wenn das Dokument lokal gespeichert wird, lohnt es sich in regelmässigen Abständen auf das Diskettensymbol zu klicken um die gemachten Änderungen zu speichern.
Ist der Entwurf fertig bearbeitet, dann schliessen Sie diesen und gehen zurück in die Mandatsmappe. Hier sehen Sie nun den entsprechenden Datensatz in roter Schrift mit dem Status "offen". Dies bedeutet, dass der Entwurf noch lokal auf Ihrem Computer gespeichert ist und für die anderen User nicht verwendbar ist.
Da tSL weiss, wo der Entwurf abgespeichert ist, reicht es einen Doppelklick auf die rote Schrift zu machen um den Entwurf zurück in die Datenbank zu speichern. Sie werden nun gefragt, ob Sie das Dokument zurückspeichern möchten und die Versionsnummer erhöhen. Klicken Sie auf "Speichern"
Der Entwurf wird nun wieder in schwarzer Schrift dargestellt und hat wieder den Status "In Arbeit". Somit ist dieses wieder in der Datenbank gespeichert und kann ggf. von einem anderen User oder auf einem anderen Computer geöffnet werden.
Wordentwurf mit verbundener Partei als Empfänger
Entwürfe werden jeweils in den Mandatsmappen der jeweiligen Mandate erstellt. Wenn Sie einen Entwurf an eine verbundene Partei adressieren möchten, müssen Sie sicherstellen, dass diese in den Mandatseinstellungen als "verbundene Adresse" hinterlegt wurde und somit rechts im Bereich "Kontakte" erscheint. Falls die Drittpartei, welche Sie adressieren möchten hier nicht erscheint, fügen Sie diese in den Mandatseinstellungen hinzu.
Bevor Sie nun den neuen Entwurf erstellen, selektieren Sie den gewünschten Adressaten im Bereich "Kontakte" und starten Sie die Vorlage wie oben beschrieben. Im Speicherdialog werden Sie nun sehen, dass zwei Adressen hinterlegt sind und dass die Adresse der Mandantin fett gedruckt ist:
Der Entwurf öffnet sich wieder in Word und Sie werden sehen, dass der Adressat nun die vorher ausgewählte Drittpartei ist.
Wordentwurf auschecken
Der Vorteil von Wordentwürfen liegt darin, dass Sie diese auch ausserhalb von timeSensor LEGAL bearbeiten können. Wenn Sie also wissen, dass Sie unterwegs sein werden und an Ihrem Entwurf weiterarbeiten möchten, dann können Sie den Entwurf auschecken.
Ziehen Sie dazu den gewünschten Entwurf aus der Mandatsmappe in das gewünschte Verzeichnis (Z.bsp. auf den Desktop) per Drag&Drop. Folgende Abfrage erscheint:
Wenn Sie auf "ok" klicken, nehmen Sie den Entwurf aus der Datenbank und sperren diesen für andere User. Dies ist die empfohlene Methode, wenn Sie nicht möchten, dass andere User an diesem Entwurf arbeiten, während Sie unterwegs sind.In der Mandatsmappe sehen Sie nun wieder den Entwurf in roter Schrift mit dem Status "ausgecheckt". Dies bedeutet, dass der Entwurf nun lokal in dem Verzeichnis gespeichert ist, wo Sie ihn hingezogen haben. tSL weiss nun nicht mehr, wo das Dokument ist.
Sobald Sie wieder zurück im Büro sind und Zugriff auf timeSensor LEGAL haben, können Sie den Entwurf zurück in die Datenbank speichern. Entweder ziehen Sie den ausgecheckten Entwurf auf die rote Schrift oder Sie machen wie gewohnt einen Doppelklick auf die rote Schrift.
tSL wird dann Ihren Finder (macOS) oder Explorer (Windows) öffnen und Sie können zu dem Entwurf navigieren, den Sie einchecken möchten. Nach dem einchecken des Entwurfs erscheint die Schrift wieder in schwarz und der Status steht nun wieder auf "In Arbeit".
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