Wie exportiere ich Fristen und/oder Termine?

Wie exportiere ich Fristen und/oder Termine?

Der Hintergrund Task Fristen exportiert die im Fenster Fristen/WV bzw. Kalender erfassten Daten im iCal Format. Dabei wird pro Sachbearbeiter eine Datei in einen lokalen Pfad oder webDav geschrieben. In der Praxis hat sich der Export auf einen webDAV Share bewährt, denn dies erlaubt es, die Fristen in einem iCal kompatiblen Kalender oder auf einem iPhone/iPad zu abonnieren. Diese Konfiguration ist nachfolgend beschrieben.

Fristenexport

Bitte beachten Sie, dass nur die Fristen derjenigen Sachbearbeiter exportiert werden, welche den Export in der Fristenverwaltung und/oder im Kalender aktiviert haben.

Export aktivieren

Um den Fristen Export zu aktivieren, gehen Sie zu Ihrem persönlichen Bereich und klicken Sie auf den Bereich  Fristen/WV und/oder Kalender. Achten Sie auf das Menu Werkzeuge, welches der Menuleiste beim Öffnen des Fensters hinzugefügt wird. Wählen Sie in diesem Menu die Position iCal Export.



Es öffnet sich ein weiteres Fenster, wo Sie für den eingeloggten Benutzer den Export aktivieren können. Sofern noch kein Task für den automatischen Fristenexport eingeschaltet ist, dann erscheint ein Warnung. Sie können jedoch bereits Ihren Daten manuell an einem ausgewählten Ort sichern. Wenn Sie den Haken bei Fristen als 'To Do' exportieren setzen, dann werden die Einträge speziell markiert.



Bitte beachten Sie, dass jeder Benutzer den Export seiner Fristen individuell einschalten muss. Die oben beschriebenen Einstellungen gelten jeweils für den gerade eingeloggten Benutzer.

Hintergrundtask einschalten

Ein eigener Hintergrundtask ist zuständig für den periodischen Export der Fristen der Sachbearbeiter, welche den iCal Export eingeschaltet haben. Wie alle Tasks, wird auch dieser Task im Bereich Einstellungen - Admin - Tasks konfiguriert. Wählen Sie diesen Befehl, um den Editor für alle Hintergrundtasks aufzurufen. Klicken Sie anschliessend auf Fristen, um den Task konfigurieren zu können.


Hintergrund Task konfigurieren

Bei einem Einplatz-System läuft der Task Fristen im Hintergrund auf der lokalen Arbeitsstation, immer wenn timeSensor LEGAL gestartet ist. Bei einem Mehrplatz-System kann der Task Fristen sowohl auf dem Server, als auch auf der lokalen Arbeitsstation eingerichtet werden. Empfehlenswert ist das Einrichten auf dem Server. Wählen Sie zunächst, wo Sie den Task einschalten möchten (also auf der lokalen Arbeitsstation oder auf dem Server) und schalten Sie anschliessend den Task ein. Danach können Sie festlegen, in welchem Zeitfenster timeSensor LEGAL den Export vornehmen soll. Wählen Sie zum Beispiel die Zeitspanne von 01:00 bis 23:55. Somit bleibt ein Zeitfenster von 1 Stunde, welches von timeSensor LEGAL für die Datensicherung und Software Updates genutzt werden kann, ohne andere Hintergrund Task zu stören.Den Intervall resp. die Ausführung können Sie nach Wunsch festlegen. Je kürzer der Intervall, desto häufiger werden die Daten aktualisiert. Empfehlenswert ist ein Wert zwischen 3 und 5 Minuten. 

Entsprechend wollen Sie nun auf dem Server einen lokalen Export einrichten. Dazu müssen Sie allenfalls den timeSensor Client auf ihrem Server installieren. Stellen Sie einen lokalen Export ein und wählen Sie über die Schaltfläche Wahl.... Wählen Sie nun auf Ihrem Server den Ordner aus, auf dem Sie die Dateien speichern möchten.
Zur Wahl des richtigen Ordners gibt es verschiedene Lösungen. Entweder Sie wählen eine geteilten Ordner im System oder richten sich nach Lösungen von Cloudanbietern wie NextCloud oder OwnCloud. Konsultieren Sie hierzu am Besten Ihren persönlichen IT-Supporten um die geeignetste Lösung zu finden.
Sind alle Einstellungen korrekt, so wird timeSensor für jeden User der diese Option aktiviert hat eine .ics Datei auf den ausgewählten Ordner exportieren.
 Öffnen Sie jetzt ihr iCal und wählen Sie unter Ablage die Option Neues Kalenderabonnement ...


 
Im folgenden Fenster müssen Sie die Adresse des exportierten iCal files angeben und zwar unbedingt im folgenden Format:
  1. http://interne/ IP des Servers/webdav/Name des Shares/Name der .ics Datei


Der Ausdruck webdav im Pfad zur .ics Datei ist zwingend, die anderen Angaben sind abhängig von Ihrem System. Wenn Sie den Namen der .ics Datei nicht kennen, dann öffnen Sie bitte den Ordner und schauen Sie sich den Namen der .ics Datei an. Normalerweise folgt der Name dem Muster:
Fristen_"Kürzel".ics
Also zum Beispiel:
  1. Fristen_MMU.ics
  2. Fristen_SAM.ics
Waren alle Angaben korrekt, so wird iCal das angegebene File importieren. Bitte denken Sie daran, dass für jeden User ein eigener Kalender generiert wird. Wollen Sie also alle Fristen von Allen Mitarbeitern in ihrem Kalender angezeigt haben, so müssen Sie den Kalender jedes Mitarbeiters bei sich importieren. Jeder Fristenexport ist eine eigene .ics Datei.

Einstellungen auf dem iPhone oder iPad

Geben Sie jetzt hier wieder den definierten Benutzernamen und das Kennwort für den geteilten Ordner ein. Wählen Sie Sichern, um das Abonnement definitiv einzurichten. Ihr iPhone oder iPad holt sich nun regelmässig die hinterlegte Fristen auf dem Server ab und zeigt sie in Ihrem Kalender an. Folgende Bilderserie zeigt den Vorgang unter iOS 13.0:



Exchange

Unter Windows haben Sie die Möglichkeit vom Einsatz eines Exchange-Servers. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.


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