Wie arbeite ich mit Fristen und Wiedervorlagen?

Wie arbeite ich mit Fristen und Wiedervorlagen?

Ein weiteres Tool in timeSensor® LEGAL ist die Fristen- und Wiedervorlagenverwaltung. In diesem Tool können Sie Ihre Fristen und Wiedervorlagen eingeben, verwalten, mit dem entsprechenden Mandat verknüpfen und sich von timeSensor eine Erinnerung zukommen lassen.

Info
Für timeSensor LEGAL 365 wird das Add-In B08. Fristen & Wiedervorlagen. 
Zur Übertragung der Fristen und Wiedervorlagen zu Microsoft 365 konsultieren Sie bitte die folgenden Artikel:
Konfiguration der Exchange Schnittstelle für timeSensor LEGAL 365 (Erfordert Add-In A04. Exchange Schnittstelle)

Fristen und Wiedervorlagenverwaltung 

Sie finden diese in Ihrem persönlichen Bereich unter dem Button Fristen/Wiedervorlagen.



Aufbau der Fristen und Wiedervorlagenverwaltung



1. Wählen Sie hier, für welchen Mitarbeiter Sie die Fristen / Wiedervorlagen sehen möchten. 


2. Hier können Sie sehen, welche Mitarbeiter in die Fristen / Wiedervorlagen mit einbezogen sind. 


3. Hier können Sie nach Kategorien filtrieren (diese können Sie selbst anlegen).


4. Die Fristen / Wiedervorlagen werden immer pro Monat angezeigt. Hier können Sie zwischen den einzelnen Monaten hin und her navigieren oder die Jahresansicht auswählen.


5. Hier stehen Ihnen verschiedene Listen zur Verfügung, falls Sie Fristen / Wiedervorlagen drucken möchten.


6. Mit diesem Aktionsbutton (Zahnradsymbol) können Sie ein Dossier oder eine Mandatsmappe öffnen oder Fristen und Wiedervorlagen duplizieren. Markieren Sie dafür eine Frist oder Wiedervorlage.




Um das Arbeiten mit Fristen und Wiedervorlagen zu vereinfachen, erscheint bei Rechtsklick auf eine ausgewählte Frist das folgende Shortcut-Menü:

Das Ampelsystem

Fristen werden mit einem Punkt dargestellt, Wiedervorlagen mit einem Fähnchen.
Die Fristen und Wiedervorlagen sind mit einem Ampelsystem markiert. Das bedeutet: 
  1. Alles, was rot hinterlegt ist, sollte dringend erledigt werden
  2. Gelb muss in Kürze erledigt werden
  3. Grün zeigt an, dass es noch einige Tage dauert bis zur Fälligkeit
  4. Die Notfristen werden ebenfalls mit einem roten Punkt dargestellt. Diese können nicht verlängert werden. 

Hinzufügen einer Frist bzw. Wiedervorlage

Mit den Plus- und Minus-Icons können Sie neue Fristen / Wiedervorlagen erstellen und löschen. 
Klicken Sie auf das Plus Icon und wählen Sie, ob Sie eine Frist oder eine Wiedervorlage erstellen möchten. 



Geben Sie im oberen Bereich alle relevanten Angaben zur Frist ein - Name, Datum, Betreff. 

Der Betreff beinhaltet das zur Frist  / Wiedervorlage gehörende Mandat sowie den Klienten und kann mit dem Aktionsbutton geändert werden.
























Weiter unten können Sie definieren, für wen die Frist / Wiedervorlage ist. Klicken Sie dafür einfach auf den entsprechenden Namen. Sie können auch mehrere Personen auswählen. 



















Über den Aktionsbutton können Sie auch eine Gruppenauswahl treffen. 



Über das Pfeilsymbol können Sie zusätzlich definieren, ob es sich um eine Frist oder eine gesetzliche Frist handelt. 

Eine gesetzliche Frist erscheint immer mit einer roten Ampel und das Datum kann nicht mehr verändert werden. 




Details / Historie

Im Bereich Details / Historie, können Sie Bemerkungen zur Frist / Wiedervorlage hinterlegen.



Nutzen Sie hier den Aktionsbutton, um das Feld mit Vorschlagswerten zu befüllen. 
Um die Feldeigenschaften für die vorgeschlagenen Werte anzupassen, wählen Sie über den Aktionsbutton "Ändern", fügen Sie die gewünschten Vorschlagswerte hinzu und bestätigen Sie mit ok. 


Kategorien 

Optional können Sie Ihre Fristen und Wiedervorlagenkategorisieren in Kategorien einteilen. 



Diese Kategorien können Sie über die Schaltfläche "Editieren" selbst definieren. Klicken Sie auf das Plus-Icon, um eine neue Kategorie anzulegen oder auf das Papierkorb-Icon um diese zu löschen. 


Erinnerungen

Mit der Erinnerung geben Sie timeSensor® LEGAL den Auftrag, Sie entsprechend an die Frist bzw. Wiedervorlage zu erinnern. 

Diese kann als Warnung oder als Ticket (oder beides) abgegeben werden. Selekttieren Sie hier in welchem zeitlichen Abstand zur Frist bzw. Wiedervorlage  Erinnerung erfolgen soll. 


Fristenrechner 

Sie können die Frist auch mithilfe des integrierten Fristenrechners berechnen lassen. Den Fristenrechner können Sie mit einem Klick auf das kleine Dreieck oben rechts öffnen. 


Geben Sie den Ereignistag und die Anzahl Tage ein. Sie finden dort ein Aktionsmenü, wo Sie einige Standardfristen finden und auswählen können. 

Definieren Sie den Beginn, Ablauf und Optionen. 

Wenn Sie sich bewusst sind, dass Sie dieses Tool auf eigene Verantwortung und Gefahr nutzen, können Sie sich jetzt die Frist vorschlagen lassen. 

Kontrollieren Sie die Frist und speichern Sie diese anschliessend. 

Warning
 Sie sollten sich immer bewusst sein, dass timeSensor® LEGAL Ihnen keine Gewähr für die Richtigkeit der errechneten Frist gibt und diese zwingend von Ihnen kontrolliert werden muss. Sie alleine sind verantwortlich für die Einhaltung der Frist. 

Frist prüfen 

Sobald Sie eine Frist eingegeben und gespeichert haben, erscheint diese mit entsprechender farblicher Kennzeichnung im Fristenfenster. Nebst dieser farblichen Kennzeichnung, erscheint ein Fragezeichen. 




Dieses Fragezeichen bedeutet, dass die Frist noch von keiner zweiten Person auf deren Richtigkeit geprüft wurde. 

Das heisst eine zweite Person aus Ihrem Team muss Ihre erfasste Frist öffnen, prüfen und danach als geprüft speichern. 



Möchten Sie die Frist selber prüfen, erhalten Sie diese Meldung 


Frist bzw. Wiedervorlage erledigt 

Mit Doppelklick auf eine Frist oder Wiedervorlage in der Übersicht öffnet sich diese. Hier können Sie das Häkchen für "erledigt" setzen. 


Anschliessend erscheint die Frist mit einem grünen Häkchen im Fristenfenster, welches indiziert, dass die Frist erledigt wurde. 




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